E-facturatie in Nederland: wat geldt en wat komt

Vandaag: elektronisch factureren met akkoord

Artikel 35b van de Wet op de omzetbelasting 1968 bepaalt dat elektronische facturering wordt toegepast als de afnemer daarmee akkoord gaat. De Belastingdienst zegt het zo: uw afnemer moet ermee akkoord gaan dat u digitaal factureert.

In de praktijk is een pdf per e-mail dus een geldige factuur zodra uw klant heeft ingestemd met facturen op die manier. Er is vandaag geen plicht om gestructureerde e-facturen naar andere bedrijven te sturen.

Leg het akkoord van elke klant vast, bijvoorbeeld in uw algemene voorwaarden of met een korte schriftelijke bevestiging.
Bewaar de facturen precies zoals ze verstuurd zijn, met het bewijs van verzending.

Factureren aan de overheid

Sinds 1 januari 2017 moeten leveranciers bij nieuwe inkoopovereenkomsten met de Rijksoverheid hun factuur elektronisch indienen. Logius benadrukt dat een pdf geen e-factuur is. Sinds 18 april 2019 moeten alle overheidsopdrachtgevers e-facturen volgens de Europese norm EN 16931 kunnen ontvangen (Aanbestedingsbesluit, art. 6); dat is een plicht tot ontvangen voor de overheid, geen plicht tot verzenden voor de leverancier.

De Rijksoverheid ontvangt e-facturen bij voorkeur via Peppol, en daarnaast via het Leveranciersportaal en Digipoort. Ondersteunde standaarden zijn Peppol BIS 3, NLCIUS en UBL-OHNL; het KvK-nummer van de leverancier is verplicht en een e-factuur die niet voldoet, wordt automatisch afgewezen. De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) is ingesteld door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

De aankondiging van het kabinet: 2030 en 2031

Op 11 september 2026 heeft het kabinet gekozen voor de invoering van e-facturatie en rapportage voor bedrijven. Het is een aankondiging, nog geen wet: de data en de details kunnen nog veranderen.

1 juli 2030: e-facturatie verplicht tussen bedrijven, voor binnenlandse en internationale transacties (aangekondigd).
1 juli 2031: digitale rapportage van factuurgegevens (aangekondigd).
Ondernemers in de kleineondernemersregeling (KOR), met een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar, worden vrijgesteld van e-facturatie en rapportage (aangekondigd).
De basis is de Europese regelgeving ‘Btw in het digitale tijdperk’ (ViDA).
Het voorstel moet dit najaar in internetconsultatie gaan; het wetsvoorstel wil het kabinet vóór de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. Op 19 oktober 2026 was dat wetsvoorstel nog niet ingediend.
De aankondiging legt geen netwerk en geen formaat vast voor de e-factuur tussen bedrijven. De Nederlandse Peppolautoriteit zegt het stelsel voor te bereiden.

Wat er op een factuur moet staan

Of de factuur nu op papier, als pdf of als e-factuur gaat: artikel 35a van de Wet OB noemt de vermeldingen.

de factuurdatum en een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen;
uw btw-identificatienummer, en het btw-id van uw klant als die de btw verschuldigd is;
de volledige naam en het volledige adres van u en van uw klant;
de hoeveelheid en de aard van de goederen of de aard van de diensten, en de leverdatum als die afwijkt van de factuurdatum;
de maatstaf van heffing per tarief, de eenheidsprijs exclusief btw en eventuele kortingen, het toegepaste tarief en het btw-bedrag;
bij een vrijstelling een aanduiding daarvan, en bij verlegging de vermelding ‘btw verlegd’;
het btw-bedrag in euro, ook als de factuur in een andere munt is opgesteld (art. 35a lid 4). De taal is vrij, maar de inspecteur kan een vertaling in het Nederlands eisen (lid 5).
Reik de factuur uit uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering of de dienst (art. 34g).
Een vereenvoudigde factuur mag bij een bedrag tot € 100, bij een document dat een factuur wijzigt en voor een ondernemer in de KOR (art. 34d).
Een creditfactuur verwijst specifiek en ondubbelzinnig naar de oorspronkelijke factuur (art. 34f).

KvK-nummer en btw-id

Artikel 27 van de Handelsregisterwet 2007 vraagt dat op alle uitgaande brieven, orders, facturen en offertes het nummer staat waaronder het bedrijf in het handelsregister is ingeschreven: het KvK-nummer, van 8 cijfers. Het vestigingsnummer is niet vereist.

Op de factuur hoort het btw-identificatienummer (btw-id): NL, 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers. Het omzetbelastingnummer is bestemd voor het contact met de Belastingdienst en hoort niet op uw facturen.

De kleineondernemersregeling (KOR)

Met de KOR (artikel 25a Wet OB) berekent u geen btw als uw jaaromzet in Nederland niet meer is dan € 20.000. De wet zegt dat u dan op de factuur op geen enkele wijze melding mag maken van omzetbelasting, en u mag een vereenvoudigde factuur uitreiken.

De wet schrijft geen vaste tekst voor. Artikel 35a vraagt wel ‘enige aanduiding’ van een vrijstelling; hoe dat samengaat met het verbod om btw te vermelden, hebben wij niet bevestigd gezien in de officiële uitleg. Laat dat bevestigen door uw adviseur. In KOR-modus maakt Le Frac facturen zonder btw-regels en zonder btw-vermelding.

Btw-tarieven in 2026

De Wet OB kent drie tarieven, elk apart op de factuur vermeld:

21%: het algemene tarief, voor de meeste diensten tussen bedrijven;
9%: het verlaagde tarief (tabel I), dat in 2026 nog geldt voor onder meer sport, musea, concerten, theater, bioscoop, boeken en kranten;
0%: onder meer export en intracommunautaire leveringen (tabel II).
Logies: sinds 1 januari 2026 21% in plaats van 9%. Een los verkocht ontbijt en toegang tot het zwembad blijven 9%, volgens de Belastingdienst.

Bewaarplicht: zeven jaar

Bewaar uw facturen en administratie zeven jaar (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Voor onroerende zaken geldt een langere termijn. Le Frac archiveert uw facturen ongewijzigd, met een vingerafdruk, 10 jaar lang.

En als de factuur niet betaald wordt?

E-facturatie verandert hoe een factuur eruitziet, niet wanneer ze betaald wordt. Tussen bedrijven regelt Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek de betalingstermijn en de wettelijke handelsrente.

Zonder afgesproken termijn is de rente verschuldigd vanaf 30 dagen na de dag na ontvangst van de factuur (art. 6:119a lid 2). Een betalingstermijn is ten hoogste 60 dagen, tenzij een langere termijn niet kennelijk onbillijk is voor de schuldeiser (lid 5).
Een groot bedrijf mag met een mkb-leverancier geen betalingstermijn van meer dan 30 dagen afspreken; zo’n beding is nietig (lid 6). Overheden betalen binnen 30 dagen, of 60 als dat objectief gerechtvaardigd is (art. 6:119b).
De wettelijke handelsrente is de herfinancieringsrente van de ECB plus acht procentpunten, per halfjaar vastgesteld (art. 6:120 lid 2). Sinds 1 juli 2026 is ze 10,4% per jaar, volgens de Rijksoverheid.
Daarnaast is tussen bedrijven ten minste € 40 aan incassokosten verschuldigd, zonder aanmaning, vanaf de dag na de vervaldag (art. 6:96 lid 4).
Wordt er niet betaald, dan kunt u uw klant laten dagvaarden. De kantonrechter behandelt vorderingen tot € 25.000, inclusief de rente tot de dag van dagvaarding (art. 93 Rv); de dagvaarding wordt uitgebracht door een deurwaarder.
Een vordering tot nakoming van een overeenkomst verjaart na vijf jaar (art. 3:307 BW).

Consumenten, incassokosten en de Wki

Voor consumenten gelden strengere regels. Le Frac beheert ze voor Nederland nog niet: herinneringen aan consumenten en aan natuurlijke personen (eenmanszaak, zzp’er) staan voorlopig uit. Ter informatie, wat de wet zegt:

Incassokosten zijn bij een consument pas verschuldigd na een aanmaning met een betalingstermijn van veertien dagen, te rekenen vanaf de dag na de aanmaning, met de gevolgen van niet-betalen en de vergoeding erin vermeld: de ‘veertiendagenbrief’ (art. 6:96 lid 6). Meerdere vorderingen op dezelfde schuldenaar horen in één brief (lid 7).
De hoogte volgt de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten: 15% over de eerste € 2.500, dan 10%, 5%, 1% en 0,5%, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Bij een consument mag daar niet ten nadele van worden afgeweken (art. 6:96 lid 5).
De wettelijke rente voor niet-handelstransacties is sinds 1 januari 2026 4%.
Wie beroepsmatig voor een ander, of na overdracht van de vordering, buiten rechte incasseert bij een natuurlijke persoon die in Nederland woont, moet ingeschreven zijn in het register van Justis (Wet kwaliteit incassodienstverlening). Sinds 1 oktober 2026 hoeven schuldenaren alleen nog in actie te komen als zo’n incassodienstverlener geregistreerd is.

De checklist

Onze klanten zijn akkoord met elektronische facturen, en dat akkoord is vastgelegd.
Elke factuur heeft de vermeldingen van artikel 35a Wet OB, met ons btw-id en de btw in euro.
Ons KvK-nummer staat op elke factuur, brief, order en offerte; nooit ons omzetbelastingnummer.
Verlegde btw staat op de factuur als ‘btw verlegd’, met het btw-id van de klant.
We reiken facturen uit vóór de 15e van de maand na de levering, en creditfacturen verwijzen naar de oorspronkelijke factuur.
We bewaren onze facturen en administratie zeven jaar.
Elke factuur heeft een duidelijke vervaldatum, en we weten wat we bij te late betaling mogen vragen.
We volgen de internetconsultatie en het wetsvoorstel over e-facturatie tussen bedrijven.

Veelgestelde vragen

Is e-facturatie verplicht in Nederland?

Tussen bedrijven nog niet. Vandaag mag u elektronisch factureren als uw klant akkoord gaat, en een pdf per e-mail is dan een geldige factuur. Voor nieuwe contracten met de Rijksoverheid is een e-factuur al sinds 2017 verplicht. Het kabinet heeft e-facturatie tussen bedrijven aangekondigd per 1 juli 2030; dat is nog geen wet.

Geldt de aangekondigde plicht ook voor mij als zzp’er?

Volgens de aankondiging van het kabinet worden ondernemers in de kleineondernemersregeling, met een omzet tot € 20.000 per kalenderjaar, vrijgesteld. Voor andere ondernemers is 1 juli 2030 aangekondigd. Het wetsvoorstel moet nog komen; wacht de definitieve regels af.

Heb ik vandaag Peppol nodig?

Alleen als u aan de Rijksoverheid factureert: daar is een e-factuur verplicht, bij voorkeur via Peppol. Tussen bedrijven volstaat een e-mail met de factuur als bijlage als uw klant akkoord gaat. Voor de e-factuur tussen bedrijven vanaf 2030 is nog geen netwerk gekozen.

Hoe hoog is de wettelijke handelsrente?

Tussen bedrijven de herfinancieringsrente van de ECB plus acht procentpunten, per halfjaar vastgesteld: 10,4% per jaar sinds 1 juli 2026, volgens de Rijksoverheid. Daarnaast is minstens € 40 aan incassokosten verschuldigd, zonder aanmaning.

Kan ik Le Frac gebruiken voor mijn Nederlandse bedrijf?

Ja. Maak een account aan en kies Nederland in uw bedrijfsgegevens. Le Frac reikt uw facturen in euro uit met KvK-nummer en btw-id, verstuurt ze als pdf per e-mail en stuurt herinneringen aan zakelijke klanten (rechtspersonen) volgens het Nederlandse recht. Herinneringen aan consumenten en eenmanszaken staan voorlopig uit.

Verstuurt Le Frac e-facturen voor Nederland?

Nee: Le Frac verstuurt pdf-facturen per e-mail, geldig met het akkoord van uw klant. Le Frac maakt geen e-facturen via Peppol voor Nederland, dus ook niet voor de Rijksoverheid.

Bronnen

Deze gids vat officiële teksten samen om u te helpen u te organiseren (stand op 19 oktober 2026). Hij is geen juridisch of fiscaal advies en vervangt geen persoonlijk advies van uw boekhouder, belastingadviseur of advocaat.

E-facturatie in Nederland: wat nu geldt en wat het kabinet aankondigt

Waar Le Frac staat in Nederland

Het belangrijkste in 6 punten