E-Rechnung in Österreich: der Leitfaden 2026

Elektronische Rechnung: nur mit Zustimmung

§ 11 Abs. 2 UStG 1994 sagt: „Als Rechnung gilt auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt.“ Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Ein einfaches PDF per E-Mail ist in Österreich also eine vollwertige Rechnung, wenn Ihr Kunde einverstanden ist.

Ohne Zustimmung kann Ihr Kunde eine Papierrechnung verlangen; eine Pflicht, elektronische Rechnungen zu empfangen, gibt es nicht. Halten Sie die Zustimmung jedes Kunden fest, etwa in Ihren Geschäftsbedingungen oder in einer kurzen schriftlichen Bestätigung.

Echtheit der Herkunft (die Identität des Ausstellers), Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein, bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist.
Diese Voraussetzungen gelten unter anderem als erfüllt, wenn ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft (§ 1 E-Rechnung-UStV). Jede Seite wählt ihre Methode selbst.
Übermittlungsweg und Format sind frei: E-Mail, Anhang, Download, PDF- oder XML-Datei.

Formate: PDF, ZUGFeRD, ebInterface

Zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz kein Format vor. Ein PDF genügt, eine strukturierte E-Rechnung ebenso, wenn der Empfänger zustimmt. Strukturierte Formate erleichtern Ihrem Kunden die Verbuchung:

ZUGFeRD (in Frankreich Factur-X): ein PDF mit eingebetteter XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Der Mensch liest das PDF, die Software die XML-Daten.
ebInterface: das österreichische XML-Format, empfohlen vom Bund für e-Rechnungen an seine Dienststellen (Version 6.1).
UBL 2.1 (Peppol): vom Bund ebenfalls angenommen, über Peppol, Upload oder Webservice.
Wird eine Rechnung in mehreren Formaten ausgestellt, zum Beispiel als PDF und XML, verlangt das Finanzministerium einen Hinweis darauf in der Rechnung, damit keine Steuerschuld kraft Rechnungslegung entsteht.

Rechnungen an den Bund: e-Rechnung.gv.at

Für Lieferungen und Leistungen an Dienststellen des Bundes ist die e-Rechnung seit 2014 Pflicht (IKT-Konsolidierungsgesetz, § 5). Sie wird über ein Portal des Finanzministeriums eingebracht: e-Rechnung.gv.at.

PDF-Rechnungen, auch signierte, und Papierrechnungen werden von den Dienststellen des Bundes nicht angenommen; eine Ausnahme für kleine Unternehmen gibt es nicht.
Angenommen werden ebInterface (6.1 empfohlen, 6.0, 5.0, 4.3) und UBL 2.1 im Peppol-Format.
Einbringung per Webformular, Upload, Webservice oder Peppol; Webformular und Upload setzen ein Konto im Unternehmensserviceportal (USP) voraus.
Die Rechnung braucht die Auftragsreferenz und die Lieferantennummer, die Ihnen die Dienststelle bei der Bestellung mitteilt.
Unternehmen ohne Niederlassung in Österreich sind nur nach Maßgabe ihrer technischen Möglichkeiten verpflichtet und können Peppol nutzen.

Die Pflichtangaben einer Rechnung

Ob Papier, PDF oder E-Rechnung: Die Angaben des § 11 Abs. 1 Z 3 UStG 1994 sind dieselben. Eine Rechnung über mehr als 400 € brutto muss enthalten:

Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers;
Name und Anschrift des Abnehmers; übersteigt der Gesamtbetrag 10.000 €, auch seine UID-Nummer;
Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung;
den Tag oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung;
das Entgelt und den Steuersatz, im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf;
den Steuerbetrag;
das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer;
die UID-Nummer des leistenden Unternehmers.
Bei Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge, § 19 UStG 1994) zusätzlich die UID-Nummer des Empfängers und einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, ohne gesonderten Steuerausweis.
Im Firmenbuch eingetragene Unternehmen geben auf Geschäftsbriefen und auf ihrer Website Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht an (§ 14 UGB). Es empfiehlt sich, diese Angaben auch auf jede Rechnung zu setzen.

Kleinbetragsrechnung und Kleinunternehmer

Für Rechnungen bis 400 € brutto genügen weniger Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG 1994): Ausstellungsdatum, Name und Anschrift des Ausstellers, Menge und Bezeichnung, Tag oder Zeitraum der Leistung, Gesamtbetrag einschließlich Steuer und Steuersatz.

Seit 1. Jänner 2025 dürfen Kleinunternehmer alle ihre Rechnungen als Kleinbetragsrechnung ausstellen, unabhängig vom Betrag.
Kleinunternehmer ist, wessen Umsatz im Vorjahr 55.000 € nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr noch nicht übersteigt; wer die Grenze um höchstens 10 % überschreitet, bleibt es bis zum Ende des Jahres (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994).
Auf der Rechnung steht ein Hinweis auf die Steuerbefreiung; eine feste Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie.
Eine UID-Nummer erhält ein Kleinunternehmer nur, wenn er sie für innergemeinschaftliche Umsätze braucht.

Die Steuersätze

§ 10 UStG 1994 kennt seit 1. Juli 2026 vier Steuersätze, die auf der Rechnung getrennt ausgewiesen werden:

20 %: der Normalsteuersatz, für die meisten Dienstleistungen zwischen Unternehmen;
10 %: unter anderem Lebensmittel nach Anlage 1, Bücher, Vermietung zu Wohnzwecken, Beherbergung, Personenbeförderung;
13 %: unter anderem Leistungen nach Anlage 2, Künstler, Theater, Museen;
4,9 %: seit 1. Juli 2026 für bestimmte Grundnahrungsmittel nach Anlage 3, etwa Milch, Eier, frisches Gemüse, Brot.

Aufbewahrung: 7 Jahre

Eine Kopie jeder Rechnung ist sieben Jahre aufzubewahren (§ 11 Abs. 2 UStG 1994); Bücher, Aufzeichnungen und Belege ebenfalls sieben Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, länger, solange ein Abgabenverfahren anhängig ist (§ 132 BAO).

Bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit während der ganzen Frist gewährleistet sein; bewahren Sie auch den Nachweis dafür auf, etwa das Versandprotokoll.

Ausblick: ViDA

Auf EU-Ebene macht das Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA, Richtlinie (EU) 2025/516) die strukturierte E-Rechnung nach der europäischen Norm für innergemeinschaftliche Umsätze ab dem 1. Juli 2030 zum Standard, mit digitalen Meldepflichten. Die Mitgliedstaaten dürfen die E-Rechnung schon jetzt auch für Inlandsumsätze vorschreiben.

Österreich hat bis heute keine solche Pflicht für Umsätze zwischen Unternehmen angekündigt (Stand: 19. Oktober 2026).

Und wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Die E-Rechnung regelt, wie eine Rechnung aussieht, nicht, wann sie bezahlt wird. Zwischen Unternehmen gelten die §§ 455 bis 459 UGB, sonst das ABGB:

Steht ein Zahlungstag fest („zahlbar bis 15.11.2026“), ist der Kunde ab diesem Tag ohne Mahnung in Verzug; sonst ab der Einmahnung (§ 1334 ABGB).
Zwischen Unternehmen beträgt der Verzugszins 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; maßgeblich ist der Basiszinssatz am ersten Kalendertag des Halbjahres (§ 456 UGB). Trifft den Schuldner am Verzug kein Verschulden, gelten nur 4 %.
Laut Oesterreichischer Nationalbank galt am 1. Juli 2026 ein Basiszinssatz von 1,53 %: Der Verzugszins zwischen Unternehmen beträgt im 2. Halbjahr 2026 also 10,73 % pro Jahr.
Dazu kommt ein Pauschalbetrag von 40 Euro als Entschädigung für Betreibungskosten (§ 458 UGB). Gegenüber Verbrauchern gibt es ihn nicht; dort beträgt der gesetzliche Zins 4 %.
Ein Zahlungsziel von bis zu 60 Tagen ist zwischen Unternehmen keinesfalls grob nachteilig; ein Ausschluss der Verzugszinsen ist jedenfalls grob nachteilig und damit nichtig (§ 459 UGB).
Reine Geldforderungen bis 75.000 € werden im Mahnverfahren eingeklagt: Das Gericht erlässt einen bedingten Zahlungsbefehl ohne Verhandlung (§ 244 ZPO).

Die Checkliste

Unsere Kunden haben der elektronischen Rechnung zugestimmt, und wir haben die Zustimmung festgehalten.
Jede Rechnung über 400 € enthält alle Angaben des § 11 UStG 1994, auch unsere UID-Nummer und das Leistungsdatum.
Über 10.000 € steht auch die UID-Nummer des Kunden auf der Rechnung.
Firma, Rechtsform, Sitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht stehen auf unseren Geschäftsbriefen, wenn wir im Firmenbuch eingetragen sind.
Wir bewahren unsere Rechnungen 7 Jahre auf, mit dem Nachweis von Echtheit und Unversehrtheit.
Für Rechnungen an den Bund nutzen wir e-Rechnung.gv.at mit Auftragsreferenz und Lieferantennummer.
Auf jeder Rechnung steht ein festes Zahlungsdatum.

Häufige Fragen

Darf ich PDF-Rechnungen per E-Mail verschicken?

Ja, wenn Ihr Kunde dieser Art der Rechnungslegung zustimmt und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 11 Abs. 2 UStG 1994). Eine Pflicht zu strukturierten E-Rechnungen gibt es zwischen Unternehmen in Österreich nicht. Ausnahme: Rechnungen an Dienststellen des Bundes.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Nein. Anders als in Deutschland gibt es in Österreich keine Pflicht zum Empfang. Sie können eine elektronische Rechnung ablehnen und eine Papierrechnung verlangen.

Bin ich als Kleinunternehmer betroffen?

Kleinunternehmer, deren Umsatz 55.000 € nicht übersteigt, stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Seit 2025 dürfen sie alle Rechnungen als Kleinbetragsrechnung ausstellen. Eine E-Rechnungspflicht gibt es für sie, wie für alle Unternehmen, nur gegenüber dem Bund.

Brauche ich Peppol oder eine Plattform?

Zwischen Unternehmen nicht: Eine E-Mail mit der Rechnung im Anhang genügt, wenn Ihr Kunde zustimmt. Für Rechnungen an den Bund ist dagegen e-Rechnung.gv.at vorgeschrieben, erreichbar per Webformular, Upload, Webservice oder Peppol.

Wie hoch sind die Verzugszinsen zwischen Unternehmen?

9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz am ersten Tag des Halbjahres (§ 456 UGB). Im 2. Halbjahr 2026 sind das 10,73 % pro Jahr (Basiszinssatz 1,53 % laut Oesterreichischer Nationalbank), dazu 40 Euro Pauschalbetrag (§ 458 UGB).

Erstellt Le Frac E-Rechnungen für Österreich?

Ja. Le Frac stellt jede Rechnung als PDF mit eingebetteter E-Rechnung nach ZUGFeRD (Factur-X, Profil EN 16931) aus, prüft die Pflichtangaben vor der Nummerierung und versendet sie per E-Mail; jeder Versand wird protokolliert. Die Einbringung bei e-Rechnung.gv.at bietet Le Frac nicht an.

Quellen

Dieser Leitfaden fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich organisieren können (Stand: 19. Oktober 2026). Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.