E-facturatie in België: de Peppol-gids 2026

Wat er verandert

De wet van 6 februari 2024 voerde de ‘gestructureerde elektronische factuur’ in het Btw-wetboek in, samen met de verplichting om ze tussen btw-plichtigen uit te reiken. Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt de regels vast: Peppol BIS-formaat (UBL-versie), verzending via het Peppol-netwerk, en de verplichting voor elke btw-plichtige om over de technische middelen te beschikken om in dat formaat uit te reiken en te ontvangen. Beide teksten zijn van kracht sinds 1 januari 2026.

Peppol is een gedecentraliseerd netwerk met ‘vier hoeken’: uw software gaat via een gecertificeerde dienstverlener (het Peppol-toegangspunt), die de factuur doorstuurt naar de dienstverlener van uw klant. U schrijft zich niet zelf in op Peppol: dat gebeurt altijd via een dienstverlener.

In België is elke onderneming minstens ingeschreven met haar ondernemingsnummer (KBO), onder de code 0208. U hoeft uw klanten dus niet naar hun Peppol-ID te vragen: de factuur wordt standaard verstuurd naar ‘0208’ gevolgd door hun ondernemingsnummer.

• Een pdf die u er per e-mail bij stuurt, heeft geen enkele juridische waarde, en de klant kan geen bijgevoegde pdf eisen.
• Bijlagen (bestelbon, detail van de prestaties) gaan mee in hetzelfde Peppol-bericht, niet apart per e-mail.
• Een klant kan u zijn eigen portaal niet opleggen zonder uw schriftelijk akkoord.
• Een creditnota volgt het formaat van de oorspronkelijke factuur: via Peppol als de factuur dat ook was.

Tijdlijn

De data die tellen, van facturen aan de overheid tot de aangekondigde e-reporting.

• 1 maart 2024: e-factuur verplicht naar de overheid (B2G) voor opdrachten die na die datum bekendgemaakt zijn, doorgaans vanaf 3.000 euro excl. btw. Ze komt via Peppol binnen op het platform Mercurius.
• 1 januari 2026: gestructureerde e-factuur verplicht tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn (B2B), voor elke factuur die vanaf die datum wordt uitgereikt, ook als de levering in 2025 plaatsvond.
• 1 januari tot 31 maart 2026: tolerantieperiode. Geen geldboete voor inbreuken op de nieuwe verplichting, op voorwaarde dat u kon aantonen dat u tijdig maatregelen had genomen; factureren moest wel, in pdf of op papier.
• 20 februari 2026: de wet van 10 februari 2026 sluit btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn uit en voorziet een terugvalregel als de klant technisch niet kan ontvangen. De FOD Financiën paste die maatregelen al toe sinds 1 januari 2026.
• 31 maart 2026: einde van de algemene tolerantie. De geldboetes zijn van toepassing. De gerichte tolerantie voor selfbilling liep af op 30 juni 2026.
• 2028: het regeerakkoord voorziet een e-reporting van factuurgegevens, maar die moet nog in Belgisch recht worden omgezet. Een voorontwerp van wet werd op 18 juli 2026 door de ministerraad goedgekeurd; er is vandaag nog geen gestemde wet.
• 1 juli 2030: digitale aangifte van intracommunautaire handelingen, voorzien door de Europese ViDA-richtlijn.

Wie is betrokken, en de uitzonderingen

De algemene regel geldt voor elke handeling tussen een btw-plichtige leverancier die in België gevestigd is en een btw-plichtige klant die in België voor btw geïdentificeerd is. De FOD Financiën vat het zo samen: hebt u een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting.

• Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (omzet tot 25.000 euro per jaar): uitreiken en ontvangen in principe verplicht. De FOD Financiën herinnerde daar op 7 april 2026 aan, tegen berichten in de pers in.
• Onderneming die alleen handelingen verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-wetboek (artsen, onderwijs, sommige verhuringen…): uitreiken noch ontvangen verplicht.
• Handeling vrijgesteld door artikel 44 in een onderneming met andere activiteiten: geen gestructureerde factuur voor die handeling.
• Btw-plichtige die niet in België gevestigd is (zonder vaste inrichting), ook als hij in België voor btw geïdentificeerd is: niet betrokken.
• Btw-plichtige in faillissement of onder de forfaitaire regeling: uitreiken niet verplicht, ontvangen wel.
• Bijzondere landbouwregeling: minstens ontvangen.
• Particuliere klant (B2C): geen gestructureerde factuur; de onderneming moet wel de facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen.
• Klant in het buitenland: niet verplicht; Peppol kan als de klant akkoord gaat, en ingeschreven zijn op Peppol geldt als akkoord.

Het formaat: Peppol BIS Billing 3.0

Het standaardformaat is Peppol BIS Billing 3.0, in UBL 2.1-syntaxis, conform de Europese norm EN 16931. Een ander formaat, bijvoorbeeld een hybride pdf die aan EN 16931 voldoet, kan alleen als beide partijen akkoord gaan; de uitreiker moet hoe dan ook in Peppol BIS kunnen uitreiken en ontvangen.

Enkele praktische regels, bevestigd door de officiële FAQ en de Peppol-specificatie:

• Het ondernemingsnummer dat als adres dient (code 0208) moet 10 cijfers tellen en een controlegetal hebben dat klopt: een factuur met een fout nummer wordt geblokkeerd.
• Toegelaten bijlagen in het Peppol-bericht: pdf, png, jpg, csv, xlsx, ods.
• Eén taal per factuur: de norm laat geen meerdere talen toe.
• In een gestructureerde factuur is afronden per artikel of per tarief niet meer toegelaten.
• Om een factuur te weigeren, stuurt de klant een Peppol-antwoord met de status ‘geweigerd’.
• Om te weten of een klant via Peppol kan ontvangen, zoekt u ‘0208:’ gevolgd door zijn ondernemingsnummer in het Peppol-adresboek.

Tolerantie en sancties

Tijdens de eerste drie maanden van 2026 bestrafte de FOD Financiën de inbreuken op de nieuwe verplichting niet, op voorwaarde dat de onderneming kon aantonen dat ze tijdig en redelijk maatregelen had genomen. Die algemene tolerantie is voorbij sinds 31 maart 2026. Bij een uitzonderlijk technisch probleem blijft een analyse geval per geval mogelijk, op aanvraag.

• Niet over de technische middelen beschikken om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen: 1.500 euro de eerste keer, 3.000 euro de tweede keer, daarna 5.000 euro. Een inbreuk telt pas als ‘tweede’ als ze minstens drie maanden na de vorige wordt vastgesteld.
• Gestructureerde factuur niet uitgereikt, of verplichte vermeldingen ontbrekend of onjuist: proportionele geldboete.
• Factuur te laat uitgereikt, of andere tekortkomingen in formaat en verzending: niet-proportionele geldboete.
• Aan de kant van de klant: zonder gestructureerde factuur terwijl die verplicht was, riskeert hij zijn recht op btw-aftrek te verliezen. Een goede reden voor uw klanten om ze bij u te vragen.

Vermeldingen, taal, termijn en bewaring

Peppol verandert de verplichte vermeldingen niet: het vervoert ze. Enkele Belgische regels om te kennen:

• Een volgnummer, op basis van een of meer reeksen, dat de factuur uniek identificeert.
• Het ondernemingsnummer van de leverancier, en het nummer van minstens één betaalrekening die in de Europese Economische Ruimte geopend is (Wetboek van economisch recht, art. III.25).
• Bij verlegging van heffing en bij de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen: de vermelding die het Btw-wetboek daarvoor voorschrijft.
• Uitreikingstermijn: uiterlijk de 15e dag van de maand na het belastbaar feit.
• Taal: een onderneming met een exploitatiezetel in het Nederlandse taalgebied reikt haar facturen uit in het Nederlands (Vlaams decreet van 19 juli 1973), behalve aan een klant die in een andere lidstaat van de EU of de EER gevestigd is. In het Franse taalgebied is de factuur in het Frans, eventueel aangevuld met een andere taal die de partijen kiezen (decreet van 30 juni 1982).
• Bewaring: 7 jaar, bij voorkeur met het oorspronkelijke XML-bestand; archiveren in de cloud mag, zonder voorafgaande erkenning.

En als de factuur niet betaald wordt

Tussen ondernemingen regelt de wet van 2 augustus 2002 de betalingsachterstand. Voor consumenten is dat boek XIX van het Wetboek van economisch recht.

• Zonder afgesproken datum wordt een factuur betaald binnen 30 kalenderdagen na ontvangst. Een contractuele termijn mag niet langer zijn dan 60 dagen, behalve in sectoren met een uitzondering.
• Verwijlintresten zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd vanaf de dag na de vervaldag, tegen de referentierente plus 8 procentpunten (10,5 % per jaar voor het 2e semester van 2026).
• Een forfaitaire schadevergoeding van 40 euro is van rechtswege verschuldigd, bovenop een redelijke vergoeding van de andere invorderingskosten.
• Tegenover een consument: de eerste herinnering is gratis, en de klant heeft na die herinnering minstens 14 dagen voor er een (geplafonneerde) vergoeding mag worden gevraagd.

De aangekondigde e-reporting

In 2026 worden geen factuurgegevens aan de administratie doorgegeven. Het regeerakkoord voorziet tegen 2028 een e-reporting ‘in bijna realtime’, die de jaarlijkse klantenlisting zou vervangen; die moet nog in Belgisch recht worden omgezet.

Op 18 juli 2026 keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed dat een aangifte door de leverancier en door de klant voorziet, en de afschaffing van de jaarlijkse klantenlisting. Vandaag is dat nog geen gestemde wet. Voor intracommunautaire handelingen voorziet de Europese ViDA-richtlijn een digitale aangifte vanaf 1 juli 2030.

In orde in 5 stappen

1. 01

   Nagaan of u betrokken bent

   Hebt u een actief btw-nummer en bent u in België gevestigd? Dan geldt de verplichting, ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

2. 02

   Software kiezen die met Peppol verbonden is

   Uw software moet via een gecertificeerd Peppol-toegangspunt werken. De FOD Financiën publiceert een lijst van software, aangemeld door de uitgevers zelf.

3. 03

   Uw inschrijving in het Peppol-adresboek nakijken

   Zoek ‘0208:’ gevolgd door uw ondernemingsnummer in het Peppol-adresboek: op dat adres sturen uw leveranciers u hun facturen.

4. 04

   Uw klanten nakijken

   Kijk vóór verzending na of uw klanten ingeschreven zijn. Kunnen ze technisch niet ontvangen, dan moet u hun nog altijd een factuur uitreiken, in pdf of op papier.

5. 05

   De bewaring regelen

   Bewaar uw facturen 7 jaar, bij voorkeur met het oorspronkelijke XML-bestand, en waarborg hun echtheid, integriteit en leesbaarheid.

De checklist

• Actief btw-nummer en vestiging in België nagekeken
• Software verbonden met een gecertificeerd Peppol-toegangspunt
• Inschrijving in het Peppol-adresboek onder 0208 + ondernemingsnummer
• Ondernemingsnummer en betaalrekening op elke factuur
• Bijlagen meegestuurd in het Peppol-bericht
• Factuurtaal afgestemd op de exploitatiezetel
• Archivering van 7 jaar geregeld

Veelgestelde vragen

Bronnen

1. Belgisch Staatsblad — Wet van 6 februari 2024 (gestructureerde elektronische factuur)
2. Belgisch Staatsblad — Koninklijk besluit van 8 juli 2025 (Peppol-formaat, geldboetes)
3. Belgisch Staatsblad — Wet van 10 februari 2026 houdende diverse bepalingen inzake btw (FR)
4. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Voor wie wordt e-facturatie verplicht? (FR)
5. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: algemene vragen B2B (FR)
6. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: specifieke vragen over e-facturatie (FR)
7. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: algemene vragen over Peppol (FR)
8. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Tolerantieperiode tijdens de eerste drie maanden van 2026 (FR)
9. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Einde van de tolerantieperiode (FR)
10. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — E-facturatie: btw-maatregelen vanaf 1 januari 2026 (FR)
11. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: algemene vragen over e-reporting (FR)
12. news.belgium.be — Ministerraad van 18 juli 2026: invoering van de verplichte elektronische rapportering van factuurgegevens (FR)
13. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Fiscale stimuli voor e-facturatie (FR)
14. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van e-facturen (FR)
15. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Hoe ontvangen facturen bewaren? (FR)
16. FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Hoe uw e-factuur naar de overheid sturen? (FR)
17. OpenPeppol — Peppol BIS Billing 3.0
18. Justel — Koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 (vermeldingen op de factuur, uitreikingstermijn) (FR)
19. Justel — Wetboek van economisch recht (art. III.25, boek XIX)
20. Justel — Vlaams decreet van 19 juli 1973 tot regeling van het gebruik der talen
21. Justel — Decreet van de Franse Gemeenschap van 30 juni 1982 over het gebruik van de Franse taal (FR)
22. Justel — Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties
23. Belgisch Staatsblad — Bericht van de FOD Financiën van 8 september 2026 (rentevoet, 2e semester 2026) (FR)
24. FOD Economie — Onbetaalde facturen: gratis herinnering en beperkte vergoedingen (FR)

Deze gids vat de officiële teksten samen om u te helpen u te organiseren. Hij vervangt geen persoonlijk advies van uw boekhouder of fiscaal adviseur.