E-Rechnungspflicht in Deutschland: der Leitfaden 2025

Was ist eine E-Rechnung?

Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat § 14 UStG für alle Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 neu gefasst. Seitdem ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

Alles andere ist eine „sonstige Rechnung“: Papier, ein einfaches PDF, ein Bild oder der Text einer E-Mail. Die Finanzverwaltung hat ihre Auslegung in zwei BMF-Schreiben festgehalten, vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025; das zweite ergänzt das erste und überführt die Regeln in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass.

Alle Pflichtangaben einer Rechnung müssen im strukturierten Teil (XML) stehen. Ein Verweis auf einen PDF-Anhang reicht nicht, ein Link auf eine externe Website gilt nicht. Ergänzende Anlagen innerhalb der Rechnung, etwa ein Stundennachweis, sind möglich.
Bei hybriden Formaten (PDF mit eingebettetem XML) ist seit 2025 der XML-Teil maßgeblich, wenn er vom PDF abweicht.
Ein Formatfehler (die Datei entspricht nicht der Syntax des Formats) macht aus der Datei eine sonstige Rechnung. Ein Verstoß gegen eine Geschäftsregel ist umsatzsteuerlich nur relevant, wenn er eine Pflichtangabe betrifft.
Das BMF empfiehlt, den Prüfbericht eines geeigneten Validierungswerkzeugs aufzubewahren.

Zeitplan: wer, ab wann

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Beim Empfang gibt es keine Übergangszeit; beim Ausstellen hängt der Termin vom Umsatz des Vorjahres ab.

Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer. Ein gesondertes E-Mail-Postfach ist nicht erforderlich. Beim Ausstellen sind Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF weiterhin erlaubt.
Ab 1. Januar 2027: Wer im Vorjahr (für 2027 also 2026) einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 € hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Der Schwellenwert gilt je Aussteller und Kalenderjahr.
Bis 31. Dezember 2027: Alle anderen dürfen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen ausstellen. Auch EDI-Verfahren, die die Daten nicht nach EN 16931 bereitstellen, bleiben bis dahin zulässig.
Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, mit den unten genannten Ausnahmen.
Anzahlungsrechnungen, die vor dem Pflichttermin ausgestellt wurden, müssen nicht als E-Rechnung neu ausgestellt werden. Eine in der Übergangszeit zulässige sonstige Rechnung berechtigt den Empfänger weiterhin zum Vorsteuerabzug.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht gilt nur für inländische Umsätze zwischen Unternehmen: Aussteller und Empfänger müssen in Deutschland ansässig sein (Sitz, Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte).

Nicht erfasst sind Rechnungen an Privatkunden, die meisten steuerfreien Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG und grenzüberschreitende Umsätze. Dort bleiben Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein anderes elektronisches Format möglich.
Erfasst sind auch Umsätze mit Übergang der Steuerschuld (§ 13b UStG) zwischen zwei inländischen Unternehmen sowie Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn.
Empfangen müssen alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Unternehmen mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.
Ein Unternehmen mit Sitz im Ausland, etwa in Frankreich, das einem Kunden in Deutschland eine Rechnung stellt, fällt nicht unter die deutsche Pflicht, weil der Umsatz grenzüberschreitend ist.

Die Ausnahmen, auch nach 2028

In folgenden Fällen darf auch nach 2028 eine sonstige Rechnung ausgestellt werden (ein PDF mit Zustimmung des Empfängers, auch stillschweigend). Diese Rechnungen dürfen aber auch als E-Rechnung verschickt werden, ohne Zustimmung des Empfängers.

Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt (§ 33 UStDV).
Fahrausweise für die Personenbeförderung (§ 34 UStDV).
Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer ist seit 1. Januar 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat (§ 19 UStG). Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, gilt die Pflicht auch für ihn.
Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind; für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten eigene Regeln (siehe unten).
Barzahlung ist keine Ausnahme: Über 250 € ist auch dann eine E-Rechnung nötig.

Die Formate: XRechnung, ZUGFeRD und andere

Zulässig ist jedes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht; das schließt Formate aus anderen EU-Staaten ein. Andere strukturierte Formate, etwa EDI, können vereinbart werden, wenn sich alle umsatzsteuerlichen Angaben vollständig und richtig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen.

Zwei Formate sind in Deutschland besonders verbreitet:

XRechnung: die deutsche Ausprägung (CIUS) der EN 16931, ein reines XML ohne PDF, in der Syntax UBL oder CII. Gültig ist die Version 3.0.2, mindestens bis zum 31. Juli 2027. Eine Vorabversion von XRechnung 4.0 ist im September 2026 erschienen, die endgültige Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet.
ZUGFeRD: ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML im Format CII. Zulässig ab Version 2.0.1 mit den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG; nicht zulässig sind MINIMUM und BASIC-WL, weil sie keine Rechnungspositionen enthalten.
Factur-X ist der französische Name desselben Standards: Laut FeRD, dem Herausgeber, sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch (ZUGFeRD 2.5 entspricht Factur-X 1.09).

Übermittlung: kein vorgeschriebener Kanal

Für Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es in Deutschland weder eine staatliche Plattform noch einen vorgeschriebenen Übermittlungsweg. E-Mail, Download aus einem Portal, Schnittstelle, EDI oder ein gemeinsamer Speicherort sind möglich; Format und Weg vereinbaren die Beteiligten.

Der Empfänger kann eine E-Rechnung nicht ablehnen und auf Papier bestehen. Hat der Aussteller eine E-Rechnung ausgestellt und seine Bemühungen um die Zustellung nachgewiesen, hat er seine Pflicht erfüllt.
Zum Lesen von XRechnung und ZUGFeRD stellt die Steuerverwaltung kostenlos den ELSTER E-Rechnungs-Viewer bereit.

Die Pflichtangaben

Die E-Rechnung ändert nichts an den Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG. Eine Rechnung muss unter anderem enthalten:

vollständigen Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers;
die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers; in einer E-Rechnung muss sie im strukturierten Teil stehen;
das Ausstellungsdatum und eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer;
Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung;
den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, in einer E-Rechnung im dafür vorgesehenen strukturierten Feld;
das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto;
Steuersatz und Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Aufbewahrung: 8 Jahre

Ausgestellte und empfangene Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden (§ 14b UStG); Buchungsbelege ebenfalls 8 Jahre (§ 147 AO). Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.

Bei einer E-Rechnung ist mindestens der XML-Teil in seiner ursprünglichen Form unverändert aufzubewahren.

Rechnungen an den Bund

Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung gelten eigene Vorschriften neben dem Umsatzsteuerrecht. Für die Bundesverwaltung ist es die E-Rechnungsverordnung (ERechV). Länder und Kommunen haben eigene Regeln, die dieser Leitfaden nicht behandelt.

Rechnungen an den Bund müssen elektronisch sein, außer bei Direktaufträgen bis 1.000 € (§ 3 ERechV).
Format: XRechnung oder ein anderes Format nach EN 16931; die Übermittlung erfolgt über ein Verwaltungsportal des Bundes, nach vorheriger Registrierung (§ 4 ERechV).
Zusätzlich anzugeben sind die Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (§ 5 ERechV).
Seit September 2025 nimmt der Bund Rechnungen über die Plattform OZG-RE entgegen: per Webformular, Upload, Peppol oder E-Mail.

Ausblick: Meldesystem und ViDA

Das BMF kündigt ein künftiges Meldesystem an, das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung überträgt; die E-Rechnung bereitet es vor. Die dafür nötigen Gesetze sind noch nicht vorgelegt. Heute ist in Deutschland nichts in Echtzeit zu melden.

Auf EU-Ebene sieht das Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA, Richtlinie (EU) 2025/516) digitale Meldepflichten für innergemeinschaftliche Umsätze ab dem 1. Juli 2030 vor.

Und wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Die E-Rechnung regelt, wie eine Rechnung aussieht, nicht, wann sie bezahlt wird. Für den Zahlungsverzug gilt das BGB:

Ist ein Zahlungstermin nach dem Kalender bestimmt („zahlbar bis 15.11.2026“), kommt der Kunde ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 2 BGB). Sonst spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB).
Zwischen Unternehmen beträgt der Verzugszins 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; dazu kommt eine Pauschale von 40 € (§ 288 Abs. 2 und 5 BGB).
Der Basiszinssatz beträgt seit dem 1. Juli 2026 1,52 %, der Verzugszins zwischen Unternehmen also 10,52 % pro Jahr (Deutsche Bundesbank).
Ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen nach Zugang der Rechnung ist zwischen Unternehmen nur wirksam, wenn es ausdrücklich vereinbart und für den Gläubiger nicht grob unbillig ist (§ 271a BGB).

Die Checkliste

Wir können E-Rechnungen empfangen und lesen (seit 1. Januar 2025 Pflicht).
Wir kennen unseren Gesamtumsatz 2026 und wissen, ob wir ab 2027 oder ab 2028 E-Rechnungen ausstellen müssen.
Wir wissen, welche unserer Rechnungen inländisch B2B sind und welche nicht (Privatkunden, Ausland).
Unsere Software stellt XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 aus, nicht in den Profilen MINIMUM oder BASIC-WL.
Alle Pflichtangaben stehen im XML, auch Steuernummer oder USt-IdNr. und das Leistungsdatum.
Wir bewahren das XML 8 Jahre unverändert auf, dazu den Prüfbericht.
Wir haben mit unseren Kunden und Lieferanten den Übermittlungsweg vereinbart, zum Beispiel E-Mail.

Häufige Fragen

Darf ich noch PDF-Rechnungen per E-Mail verschicken?

Bis zum Ende der Übergangszeit ja, wenn der Empfänger zustimmt: bis 31. Dezember 2026 für alle, bis 31. Dezember 2027 für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Danach ist ein einfaches PDF zwischen inländischen Unternehmen nur noch in den Ausnahmefällen zulässig, etwa bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.

Bin ich als Kleinunternehmer betroffen?

Beim Empfang ja: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie keine E-Rechnungen (§ 34a UStDV), solange sie Kleinunternehmer bleiben.

Brauche ich eine Plattform oder Peppol?

Nein. Für Rechnungen zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz keinen Kanal vor; eine E-Mail mit der E-Rechnung im Anhang genügt. Peppol ist ein möglicher Weg unter mehreren. Für Rechnungen an den Bund ist dagegen die Plattform OZG-RE vorgeschrieben.

Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?

Ein E-Mail-Postfach genügt; ein gesondertes Postfach ist nicht erforderlich. Zum Lesen von XRechnung und ZUGFeRD gibt es den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer von ELSTER.

Kann mein Kunde eine E-Rechnung ablehnen?

Nein, er kann keine Papierrechnung statt der E-Rechnung verlangen. Haben Sie eine E-Rechnung ausgestellt und nachweislich versucht, sie zuzustellen, haben Sie Ihre Pflicht erfüllt.

Gilt die Pflicht für Rechnungen an Kunden im Ausland?

Nein. Die deutsche Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Für Rechnungen ins Ausland und an Privatkunden bleibt es bei Papier oder, mit Zustimmung, einem anderen elektronischen Format.

Was ist mit Barzahlungen?

Die Zahlungsart ändert nichts: Auch bei Barzahlung ist über 250 € eine E-Rechnung nötig, sobald die Pflicht für Sie gilt.

Erstellt Le Frac E-Rechnungen für Deutschland?

Ja. Le Frac stellt E-Rechnungen als ZUGFeRD (Factur-X, Profil EN 16931) oder, je Kunde, als XRechnung 3.0 (UBL) aus, prüft sie vor der Nummerierung mit den Prüfregeln der KoSIT und versendet sie per E-Mail; jeder Versand wird protokolliert.

Quellen

Dieser Leitfaden fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich organisieren können (Stand: 12. Oktober 2026). Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.

E-Rechnungspflicht in Deutschland: der Leitfaden 2025–2028

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