Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer des leistenden Unternehmers oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Ausstellungsdatum.
- Rechnungsnummer: eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Aussteller einmalig vergibt.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung) oder Umfang und Art der sonstigen Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, bei Anzahlungsrechnungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sofern er feststeht und vom Ausstellungsdatum abweicht.
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa Skonto oder Bonus, sofern nicht schon im Entgelt berücksichtigt.
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG (siehe unten).
- Die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt.
Einige Erleichterungen stehen in § 31 UStDV: Als Leistungszeitpunkt darf der Kalendermonat angegeben werden, in dem die Leistung ausgeführt wird. Die Angaben dürfen auf mehrere Dokumente verteilt sein, wenn eines davon Entgelt und Steuerbetrag zusammenfasst und auf die anderen verweist. Abkürzungen und Symbole sind erlaubt, wenn ihre Bedeutung eindeutig festgelegt ist.
Zusätzliche Angaben in Sonderfällen
§ 14a UStG verlangt in besonderen Fällen weitere Angaben:
- Reverse Charge im Inland (§ 13b UStG, zum Beispiel Bauleistungen an Bauunternehmer): die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, ohne gesonderten Steuerausweis. Wer die Steuer trotzdem ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG. Mehr dazu in Bauleistungen richtig abrechnen.
- Dienstleistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Staat, für die dort der Kunde die Steuer schuldet: ebenfalls „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ und die USt-IdNr. beider Seiten, ausgestellt bis zum 15. Tag des Folgemonats.
- Innergemeinschaftliche Lieferung: die USt-IdNr. beider Seiten, ebenfalls bis zum 15. Tag des Folgemonats.
- Reiseleistungen (§ 25 UStG): „Sonderregelung für Reisebüros“; Differenzbesteuerung (§ 25a UStG): zum Beispiel „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“.
Handwerker bei Privatkunden: Für eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück müssen Sie auch einer Privatperson innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Darin weisen Sie darauf hin, dass der Kunde die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG).
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Übersteigt der Gesamtbetrag einschließlich Steuer 250 Euro nicht, genügen nach § 33 UStDV vier Angaben:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer sind hier also nicht nötig. Die Vereinfachung gilt nicht für Reverse-Charge-Umsätze nach § 13b UStG, innergemeinschaftliche Lieferungen und Fernverkäufe. Eine Kleinbetragsrechnung darf auch nach 2027 immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF.
Rechnungen von Kleinunternehmern
Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellen vereinfachte Rechnungen nach § 34a UStDV aus: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art bzw. Umfang und Art der Leistung, das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer und gegebenenfalls die Angabe „Gutschrift“. Eine Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV nicht. Wichtig: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, sonst schulden sie den ausgewiesenen Betrag. Einzelheiten in Kleinunternehmer und E-Rechnung.
Was bei der E-Rechnung zusätzlich gilt
Inhaltlich ändert die E-Rechnung an der Liste nichts. Aber alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, damit die Rechnung elektronisch verarbeitet werden kann. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage, in der die Angaben unstrukturiert stehen, genügt nicht. Ergänzende Angaben, etwa ein Stundennachweis als PDF, dürfen als Anhang beigefügt werden.
Auch eine Berichtigung einer E-Rechnung erfolgt als E-Rechnung, sobald eine Pflicht zur E-Rechnung besteht. Dabei müssen nach § 31 Abs. 5 UStDV nur die fehlenden oder falschen Angaben in einem Dokument übermittelt werden, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Welche Felder einer XRechnung den Pflichtangaben entsprechen, hat die KoSIT gemeinsam mit dem FeRD in einer Tabelle zusammengestellt.
Frist und ein zivilrechtlicher Hinweis
Bei Leistungen an andere Unternehmer und an juristische Personen müssen Sie die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.
Nicht steuerlich vorgeschrieben, aber nützlich: Bei Privatkunden tritt der automatische Verzug 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nur ein, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Ein Satz wie „Zahlbar sofort. Sie kommen spätestens in Verzug, wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen“ erspart Ihnen später eine Mahnung. Wie es danach weitergeht, steht in Kunde zahlt nicht.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Aussteller einmalig vergibt. Sie dürfen also mehrere Nummernkreise nutzen, etwa pro Jahr oder Standort, solange jede Nummer nur einmal vorkommt.
Steuernummer oder USt-IdNr.: Was gehört auf die Rechnung?
Eine der beiden genügt nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei Dienstleistungen mit Steuerschuld des Kunden in einem anderen EU-Staat ist die USt-IdNr. beider Seiten anzugeben.
Gilt die 250-Euro-Grenze netto oder brutto?
Brutto. § 33 UStDV stellt auf den Gesamtbetrag der Rechnung ab, also einschließlich Umsatzsteuer.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Die Rechnung kann nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden, indem die fehlenden oder falschen Angaben mit einem Dokument nachgereicht werden, das sich eindeutig auf die Rechnung bezieht. Bis dahin riskiert Ihr Kunde den Vorsteuerabzug.
Brauche ich auf einer E-Rechnung andere Angaben als auf Papier?
Nein, die Pflichtangaben sind dieselben. Sie müssen aber im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein und nicht nur in einem angehängten PDF.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 14a UStG – Zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- Bundesfinanzministerium – FAQ zur Einführung der E-Rechnung (Stand März 2026) (bundesfinanzministerium.de)
Dieser Artikel fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich besser organisieren können. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.