Wer seit 2025 Kleinunternehmer ist
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 19 UStG zum 1. Januar 2025 neu gefasst. Die Umsätze eines inländischen Unternehmers sind steuerfrei, wenn sein Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Maßgeblich ist nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 jeweils der tatsächliche Gesamtumsatz.
- Gesamtumsatz ist nach § 19 Abs. 2 UStG die Summe der vereinnahmten Entgelte für steuerbare Umsätze, ohne bestimmte steuerfreie Umsätze und ohne Verkäufe von Anlagevermögen.
- Vorjahr über 25.000 Euro: Dann ist die Regelung im laufenden Jahr ausgeschlossen, auch wenn Sie dieses Jahr weniger umsetzen.
- Gründung im laufenden Jahr: Nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025 gilt im Jahr der Aufnahme der Tätigkeit die Grenze von 25.000 Euro, nicht 100.000 Euro, bezogen auf den tatsächlichen Umsatz dieses Jahres.
Beispiel aus dem BMF-Schreiben. Unternehmer A hatte im Vorjahr 20.000 Euro Gesamtumsatz und im laufenden Jahr bisher 80.000 Euro. Ein neuer Kunde bestellt für 40.000 Euro und zahlt sofort. Mit diesem Umsatz überschreitet A die 100.000 Euro. Bereits dieser Umsatz ist voll steuerpflichtig, und ab jetzt gelten für A die normalen Regeln für Rechnungen, Vorsteuer und Voranmeldungen.
Rechnungen ausstellen: keine E-Rechnungspflicht
Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF. Das gilt unabhängig von den Übergangsfristen, also auch nach 2027. Die Zustimmung bedarf keiner Form; es genügt Einvernehmen über das Format.
Freiwillig dürfen Sie trotzdem E-Rechnungen schicken. Nach dem aktuellen Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14.7a Abs. 3) ist die Ausstellung einer E-Rechnung unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich. Bei Privatkunden ist eine E-Rechnung dagegen nur mit deren Zustimmung zulässig. Für Geschäftskunden kann eine E-Rechnung ein Vorteil sein, weil sie sie direkt einlesen können.
Was auf die Rechnung gehört
- vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
- Ihre Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung,
- das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer,
- gegebenenfalls die Angabe „Gutschrift“, wenn der Kunde abrechnet.
Für den Hinweis genügt nach dem BMF-Schreiben eine umgangssprachliche Formulierung wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, wenn sie die Steuerbefreiung eindeutig bezeichnet. Weisen Sie keine Umsatzsteuer aus: Ein Steuerausweis in der Rechnung eines Kleinunternehmers führt dazu, dass Sie den ausgewiesenen Betrag schulden. Auch eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro braucht den Hinweis auf die Befreiung. Die vollständige Liste für alle anderen steht in Pflichtangaben einer Rechnung.
Empfangen: hier gibt es keine Ausnahme
Das Bundesfinanzministerium ist eindeutig: Kleinunternehmer sind von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können. Ihr Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung ohne Ihre Zustimmung schicken. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg; für das Lesen brauchen Sie einen Viewer, und die XML-Datei bewahren Sie acht Jahre unverändert auf. Die Einzelheiten stehen in E-Rechnung empfangen.
Wenn Sie die Grenze überschreiten
Wer die Kleinunternehmerregelung verliert, wird zum ganz normalen Unternehmer: Umsatzsteuer ausweisen, Voranmeldungen abgeben, Vorsteuer abziehen. Für Rechnungen an inländische Geschäftskunden gilt dann auch die E-Rechnungspflicht mit ihren Übergangsregeln. Das Ministerium formuliert es so: Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er unter den übrigen Voraussetzungen ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet.
Konkret heißt das: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch sonstige Rechnungen schicken. 2027 gilt das weiter, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, was bei ehemaligen Kleinunternehmern fast immer der Fall sein dürfte. Ab 2028 ist die E-Rechnung an Geschäftskunden Pflicht. Den vollständigen Ablauf zeigt der Zeitplan zur E-Rechnungspflicht.
Planen Sie den Wechsel früh: Ein Rechnungsprogramm, das sowohl Kleinunternehmer-Rechnungen als auch E-Rechnungen mit Steuerausweis erzeugt, erspart Ihnen eine Umstellung mitten im Jahr. Was das kostet, sehen Sie unter Preise.
Zwei Besonderheiten
- Verzicht: Sie können gegenüber dem Finanzamt erklären, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, zum Beispiel weil Ihre Kunden ohnehin Unternehmer sind und Sie Vorsteuer abziehen möchten. Der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).
- Bauleistungen: Erbringen Sie als Kleinunternehmer nachhaltig Bauleistungen, können Sie für Bauleistungen, die Sie selbst einkaufen, trotzdem Steuerschuldner nach § 13b UStG werden. Das Gesetz stellt ausdrücklich klar, dass dies auch gilt, wenn Ihre eigenen Leistungen nach § 19 steuerfrei sind. Mehr dazu in Bauleistungen richtig abrechnen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nein. Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen nach § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auf Papier oder mit Zustimmung als PDF. Freiwillig ist eine E-Rechnung möglich.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja, seit dem 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Sie brauchen außerdem eine Möglichkeit, die Rechnungen zu lesen, und müssen die XML-Datei acht Jahre unverändert aufbewahren.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?
Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr nicht über 100.000 Euro. Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro für den tatsächlichen Umsatz des Jahres.
Was passiert, wenn ich mitten im Jahr über 100.000 Euro komme?
Bereits der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist steuerpflichtig. Ab diesem Zeitpunkt stellen Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer aus und unterliegen den normalen Regeln, einschließlich der E-Rechnungspflicht nach Ablauf der Übergangsfristen.
Reicht „Kleinunternehmer“ als Hinweis auf der Rechnung?
Eine umgangssprachliche Formulierung genügt, wenn sie die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer eindeutig bezeichnet, etwa „steuerfreier Kleinunternehmer“ oder ein Hinweis auf § 19 UStG.
Quellen
- § 19 UStG – Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Sonderregelung für Kleinunternehmer (bundesfinanzministerium.de)
- Bundesfinanzministerium – FAQ zur Einführung der E-Rechnung (Stand März 2026) (bundesfinanzministerium.de)
- Bundesfinanzministerium – Umsatzsteuer-Anwendungserlass, aktuelle Version (Stand 2. Juni 2026) (bundesfinanzministerium.de)
- § 13b UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
Dieser Artikel fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich besser organisieren können. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.