Wer E-Rechnungen empfangen muss
Die Empfangspflicht trifft alle inländischen Unternehmer, also jeden, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt und in Deutschland Sitz, Geschäftsleitung, eine beteiligte Betriebsstätte oder seinen Wohnsitz hat. Das Bundesfinanzministerium nennt ausdrücklich auch Freiberufler, Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer und Ärzte. Ausnahmen sieht es bewusst nicht vor.
Es gibt keine Umsatzgrenze und keine Übergangsfrist: Die Übergangsregeln bis 2027 betreffen nur das Ausstellen. Wann Sie selbst E-Rechnungen schreiben müssen, steht im Zeitplan zur E-Rechnungspflicht.
Nicht betroffen sind Privatpersonen und der nichtunternehmerische Bereich, etwa eines Vereins. Ein Verein, der auch unternehmerisch tätig ist, muss für diesen Teil E-Rechnungen empfangen können.
Was technisch ausreicht
Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor. Die Finanzverwaltung nennt als Beispiele E-Mail, den Download über ein Internetportal, EDI, eine elektronische Schnittstelle oder einen gemeinsamen Speicherort. Für den Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach, und dafür ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich.
Welches zulässige Format und welchen Weg Sie mit einem Lieferanten verwenden, klären Sie zivilrechtlich miteinander. In der Praxis lohnt es sich trotzdem, eine feste Adresse für Eingangsrechnungen einzurichten und sie allen Lieferanten mitzuteilen. So landen Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern oder im Spam.
Eine Leitweg-ID brauchen Sie dafür nicht. Sie ist nur für Rechnungen an Behörden nötig. Im Feld „BT-10 Buyer reference“ einer XRechnung genügt im Geschäftsverkehr nach den FAQ des Ministeriums umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“, es sei denn, Sie geben Lieferanten eine eigene Kennung vor.
Ablehnen ist keine Option
Ein inländischer Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung ohne Ihre Zustimmung schicken, auch während der Übergangszeit. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 gilt: Ist ein Unternehmer technisch nicht in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen, oder verweigert er die Annahme, hat er keinen Anspruch auf eine alternative sonstige Rechnung. Der Lieferant hat seine Pflichten erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich, etwa mit einem Sendeprotokoll, um die Übermittlung bemüht hat.
Praxisfall. Ein Tischler bekommt von seinem Holzhändler nur noch eine XML-Datei per E-Mail und bittet um ein PDF. Der Händler muss keines liefern. Der Tischler braucht also ein Werkzeug, das die Datei lesbar macht, und eine Ablage, die sie unverändert speichert.
E-Rechnungen lesen und prüfen
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. Für das menschliche Auge brauchen Sie einen Viewer. Die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer für XRechnung und ZUGFeRD an, daneben gibt es zahlreiche kostenfreie Programme privater Anbieter.
Bei hybriden Rechnungen wie ZUGFeRD, die ein PDF und eine XML-Datei kombinieren, hat sich die Rangfolge umgedreht: Maßgebend sind die Daten im XML-Teil. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML. Das Ministerium empfiehlt deshalb, den XML-Teil selbst zu visualisieren, statt nur auf das PDF zu schauen.
Für die Prüfung gelten die bekannten Regeln: Vor dem Vorsteuerabzug kontrollieren Sie, ob die Pflichtangaben vollständig und richtig sind. Bei einer E-Rechnung bietet sich zusätzlich eine Validierung an, die Formatfehler und logische Fehler aufdeckt. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) stellt dafür einen Validator als Open-Source-Software bereit. Was eine Rechnung enthalten muss, steht in Pflichtangaben einer Rechnung.
Wichtig: Eine Datei mit Formatfehlern ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Nach Ablauf der Übergangsfristen sollten Sie in diesem Fall eine korrekte E-Rechnung anfordern.
Richtig aufbewahren
Nach § 14b Abs. 1 UStG bewahren Sie jede ein- und ausgehende Rechnung acht Jahre auf, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil so gespeichert werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ersetzt das XML also nicht.
Umsatzsteuerlich liegt nach den FAQ des Ministeriums allein deshalb, weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems gespeichert werden, regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG vor. Für Buchführung und Betriebsprüfung gelten aber die GoBD, die das Bundesfinanzministerium zuletzt mit Schreiben vom 14. Juli 2025 geändert hat. Fragt das Finanzamt eine E-Rechnung an, können Sie sie über die ELSTER-Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ einreichen.
Checkliste für Ihren Betrieb
- Eine Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und allen Lieferanten mitteilen.
- Einen Viewer bereitstellen, der XRechnung und ZUGFeRD anzeigt, und klären, wer Rechnungen prüft und freigibt.
- XML-Dateien unverändert und auffindbar ablegen, acht Jahre lang, mit Datensicherung.
- Mit Steuerberatung oder Buchhaltung abstimmen, in welcher Form die Belege weitergegeben werden.
- Gleich mit planen, wie Sie selbst E-Rechnungen ausstellen. Spätestens 2028 ist das Pflicht.
Ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen empfängt, anzeigt, ablegt und auch ausstellt, spart doppelte Arbeit. Welche Funktionen Le Frac dafür bietet, sehen Sie unter Funktionen.
Häufige Fragen
Reicht wirklich ein normales E-Mail-Postfach?
Ja. Nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums genügt für den Empfang einer E-Rechnung bereits ein E-Mail-Postfach. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht erforderlich.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Ja. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie müssen sie seit dem 1. Januar 2025 empfangen können.
Kann ich vom Lieferanten zusätzlich ein PDF verlangen?
Einen Anspruch darauf haben Sie nicht. Verweigern Sie die Annahme einer E-Rechnung, muss der Lieferant keine sonstige Rechnung nachliefern. Viele Lieferanten schicken trotzdem freiwillig ein PDF mit oder verwenden ZUGFeRD.
Darf ich die XML-Datei nach dem Ausdruck löschen?
Nein. Mindestens der strukturierte Teil der E-Rechnung muss acht Jahre unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nein, nicht für den Empfang von Rechnungen anderer Unternehmen. Eine Leitweg-ID ist nur erforderlich, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde gestellt wird: Dann braucht der Rechnungssteller die Leitweg-ID der empfangenden Behörde.
Quellen
- Bundesfinanzministerium – FAQ zur Einführung der E-Rechnung (Stand März 2026) (bundesfinanzministerium.de)
- Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de)
- § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- ELSTER – E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung (e-rechnung.elster.de)
- KoSIT – Standard XRechnung, Spezifikation und Validator (xeinkauf.de) (xeinkauf.de)
Dieser Artikel fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich besser organisieren können. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.