Die Grundlage: die europäische Norm EN 16931
Nach § 14 Abs. 1 UStG muss das strukturierte Format einer E-Rechnung entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, technisch umgesetzt in der Normenreihe EN 16931, oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein. Im zweiten Fall muss das Format die richtige und vollständige Extraktion der umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben in ein normkonformes oder interoperables Format ermöglichen.
EN 16931 legt ein semantisches Datenmodell fest, also welche Informationen eine Rechnung enthält und wie sie heißen, zum Beispiel „BT-1 Invoice number“. Dazu kommen zwei zulässige XML-Syntaxen: UBL und UN/CEFACT CII. Eine solche Datei ist für Maschinen gemacht. Für Menschen wird sie erst durch einen Viewer lesbar.
Das Bundesfinanzministerium nennt ausdrücklich die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD als zulässig. Andere europäische Formate nach EN 16931 sind ebenfalls erlaubt.
XRechnung: der rein strukturierte Standard
Die XRechnung wurde auf Grundlage der EN 16931 unter Berücksichtigung nationaler Besonderheiten entwickelt. Herausgeber ist die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die den Standard im Auftrag des IT-Planungsrats betreibt und auf xeinkauf.de veröffentlicht.
- Format: eine reine XML-Datei in UBL- oder CII-Syntax, ohne PDF-Bildteil.
- Version: XRechnung 3.0 ist seit dem 1. Februar 2024 in Kraft und bleibt nach Angabe der KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027 gültig. Aktuell ist die Spezifikation 3.0.2. Eine Vorversion von XRechnung 4.0 erschien im September 2026; die finale Fassung ist für das Frühjahr 2027 angekündigt.
- Extension: Für Branchenanforderungen gibt es eine konforme Erweiterung. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben stehen aber im Kern-Datenmodell.
- Feld BT-10 (Buyer reference): Bei Rechnungen an Behörden steht hier die Leitweg-ID der Behörde. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen genügt dort umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“.
Vorteil: Die Daten sind eindeutig, es gibt keinen Widerspruch zwischen Bild und Daten. Nachteil: Wer keine Software hat, sieht zunächst nur Code. Die Finanzverwaltung bietet dafür den kostenlosen E-Rechnungs-Viewer über ELSTER an.
ZUGFeRD: PDF und Daten in einer Datei
ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, das zur Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) gehört. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF/A-3-Dokument, in das eine XML-Datei in CII-Syntax eingebettet ist. Der Mensch liest das PDF, die Software die XML-Daten. In Frankreich ist dasselbe Format unter dem Namen Factur-X verbreitet; FeRD pflegt es in deutsch-französischer Partnerschaft. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026.
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Datenumfang unterscheiden. Steuerlich entscheidend ist der Satz aus dem BMF-Schreiben: ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL, beruht auf EN 16931 und ist eine zulässige E-Rechnung.
| Profil | Gilt als E-Rechnung? | Hinweis |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nein | enthält nur Kopfdaten, keine vollständigen Pflichtangaben |
| BASIC-WL | Nein | ohne Rechnungspositionen |
| BASIC | Ja | einfache Rechnungen mit Positionen |
| EN 16931 | Ja | deckt das Datenmodell der Norm vollständig ab |
| EXTENDED | Ja | zusätzliche Felder für komplexe Fälle |
| XRECHNUNG | Ja | ZUGFeRD-Variante nach den Regeln der XRechnung |
Wichtig bei hybriden Rechnungen. Früher ging bei Abweichungen das PDF vor. Seit Einführung der obligatorischen E-Rechnung ist es umgekehrt: Maßgebend sind die Daten im strukturierten XML-Teil. Prüfen Sie deshalb nicht nur das PDF.
Welches Format passt zu Ihnen?
| XRechnung | ZUGFeRD (ab Profil BASIC) | |
|---|---|---|
| Aufbau | nur XML | PDF mit eingebetteter XML |
| Ohne Software lesbar | nein, Viewer nötig | ja, als PDF |
| Steuerlich E-Rechnung | ja | ja |
| Geeignet, wenn | der Kunde Rechnungen automatisch einliest | der Kunde auch ein lesbares Dokument erwartet |
Welches zulässige Format verwendet wird, ist nach dem BMF-Schreiben eine zivilrechtliche Frage zwischen Ihnen und Ihrem Kunden. Für kleine Betriebe ist ZUGFeRD oft der einfachste Einstieg, weil Kunden ohne Software das PDF sehen. Manche Kunden, die Rechnungen automatisch einlesen, wünschen dagegen eine XRechnung. Ein gutes Rechnungsprogramm erzeugt beides.
EDI bleibt möglich: Ein zwischen den Parteien vereinbartes Format, etwa EDIFACT, kann eine E-Rechnung sein, wenn sich die Angaben verlustfrei in ein normkonformes Format übertragen lassen. EDI-Verfahren, die das nicht leisten, sind nur bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Prüfen, bevor Sie senden
Eine Datei mit Formatfehlern, die also nicht der Syntax entspricht, ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Davon unterscheidet die Finanzverwaltung Geschäftsregelfehler, etwa ein leeres Pflichtfeld oder einen Steuerbetrag, der rechnerisch nicht zum Steuersatz passt.
Eine Validierung ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, das Ministerium empfiehlt sie aber schon beim Erstellen und Versenden. Die KoSIT stellt einen Validator als Open-Source-Software bereit; eine bestimmte Anwendung empfiehlt das Ministerium nicht. Welche Angaben im strukturierten Teil stehen müssen, lesen Sie in Pflichtangaben einer Rechnung.
Häufige Fragen
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung?
Ja, ab Version 2.0.1 und in allen Profilen außer MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile enthalten nicht alle Angaben, die nach EN 16931 erforderlich sind.
Muss ich XRechnung verwenden, wenn mein Kunde ZUGFeRD akzeptiert?
Nein. Steuerlich sind beide Formate zulässig. Welches Format Sie verwenden, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden.
Welche XRechnung-Version gilt?
XRechnung 3.0, in Kraft seit dem 1. Februar 2024, nach Angabe der KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027. XRechnung 4.0 ist als Vorversion veröffentlicht; die finale Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet.
Ist ein PDF mit QR-Code oder Textebene eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne eingebetteten strukturierten Datensatz ist eine sonstige Rechnung, auch wenn sich der Text kopieren lässt.
Wie kann ich eine XRechnung lesen?
Mit einem Viewer. Die Finanzverwaltung bietet über ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer für XRechnung und ZUGFeRD an; daneben gibt es kostenlose Programme privater Anbieter.
Quellen
- Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (Formate, Rn. zu Abschnitt 14.1 UStAE) (bundesfinanzministerium.de)
- Bundesfinanzministerium – FAQ zur Einführung der E-Rechnung (Stand März 2026) (bundesfinanzministerium.de)
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- KoSIT – Standard XRechnung: Versionen, Gültigkeit, Validator (xeinkauf.de) (xeinkauf.de)
- FeRD – ZUGFeRD, aktuelle Version und Infopaket (ferd-net.de) (ferd-net.de)
- ELSTER – E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung (e-rechnung.elster.de)
Dieser Artikel fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich besser organisieren können. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.