Die kurze Antwort
Ob Sie eine PDF-Rechnung schicken dürfen, hängt von drei Dingen ab: wer Ihr Kunde ist, wann die Leistung erbracht wurde und wie hoch Ihr Vorjahresumsatz war. Die Tabelle fasst die häufigsten Fälle zusammen.
| Ihr Kunde | 2025 und 2026 | 2027 | ab 2028 |
|---|---|---|---|
| Unternehmen im Inland | PDF mit Zustimmung erlaubt | PDF nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro | E-Rechnung Pflicht |
| Privatkunde | PDF mit Zustimmung erlaubt | PDF mit Zustimmung erlaubt | PDF mit Zustimmung erlaubt |
| Unternehmen im Ausland | PDF mit Zustimmung erlaubt | PDF mit Zustimmung erlaubt | PDF mit Zustimmung erlaubt |
| Kleinbetrag bis 250 Euro brutto | PDF mit Zustimmung erlaubt | PDF mit Zustimmung erlaubt | PDF mit Zustimmung erlaubt |
Die Zustimmung ist dabei keine Hürde: Sie bedarf keiner Form, kann in den AGB stehen und auch stillschweigend erfolgen, etwa indem der Kunde PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt und bezahlt. Papier ist immer ohne Zustimmung möglich, solange keine E-Rechnungspflicht besteht.
Geschäftskunden in Deutschland
Nur hier verschwindet das PDF. Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG erlauben für Umsätze aus 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026 eine sonstige Rechnung, also Papier oder, mit Zustimmung, PDF. Für Umsätze aus 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab dem 1. Januar 2028 muss jede Rechnung an ein inländisches Unternehmen eine E-Rechnung sein, sofern keine Ausnahme greift. Die Einzelheiten stehen im Zeitplan zur E-Rechnungspflicht.
Umgekehrt dürfen Sie schon heute E-Rechnungen schicken: Ein inländischer Geschäftskunde muss sie empfangen können und braucht nicht zuzustimmen. Ein Kunde kann also nicht verlangen, dass Sie bei PDF bleiben, wenn Sie umstellen wollen.
Was ein PDF nach Ablauf der Frist kostet. Besteht eine Pflicht zur E-Rechnung, ist ein PDF keine ordnungsmäßige Rechnung. Ihr Kunde riskiert den Vorsteuerabzug und wird eine E-Rechnung nachfordern. Die Finanzverwaltung lässt den Vorsteuerabzug zwar unter bestimmten Voraussetzungen auch aus einer inhaltlich richtigen sonstigen Rechnung zu, sicher ist aber nur die Berichtigung durch eine E-Rechnung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
Ausnahmen, bei denen das PDF bleibt
Auch nach 2027 darf zwischen inländischen Unternehmen eine sonstige Rechnung verwendet werden:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), etwa Tankbelege oder kleine Materialkäufe;
- Fahrausweise (§ 34 UStDV);
- Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV), siehe Kleinunternehmer und E-Rechnung;
- steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, für die keine Rechnungspflicht besteht, etwa Heilbehandlungen oder steuerfreie Vermietung;
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.
Ein Sonderfall ist der Barkauf: Auch ein Restaurantbesuch oder ein Einkauf im Baumarkt über 250 Euro braucht nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums eine E-Rechnung, wenn der Kunde Unternehmer ist und keine Übergangsregel mehr greift. Das Ministerium schlägt vor, vor Ort einen Kassenbeleg auszugeben und ihn später durch eine E-Rechnung per E-Mail zu berichtigen.
Privatkunden und Kunden im Ausland
Für Privatkunden gibt es keine E-Rechnungspflicht. Meist besteht schon keine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen. Eine Ausnahme sind Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa von Handwerkern: Hier ist eine Rechnung Pflicht, sie darf aber auf Papier oder mit Zustimmung als PDF verschickt werden. Eine E-Rechnung an Privatkunden ist nur mit deren Zustimmung zulässig.
Für Kunden im Ausland gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht, weil nicht beide Seiten im Inland ansässig sind. Sie können die Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung elektronisch übermitteln. Ob im Land Ihres Kunden eigene Pflichten gelten, ist eine Frage des dortigen Rechts.
ZUGFeRD: das PDF, das eine E-Rechnung ist
Wer sich vom Aussehen seiner Rechnungen nicht verabschieden möchte, kann auf ZUGFeRD umstellen. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Ab Version 2.0.1 und außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL ist sie eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ihre Kunden sehen weiterhin ein vertrautes Dokument, die Buchhaltung bekommt strukturierte Daten.
Umgekehrt gilt: Ein PDF, das nur Text und Bild enthält, wird nicht dadurch zur E-Rechnung, dass es elektronisch verschickt wird. Wie sich die Formate unterscheiden, erklärt XRechnung und ZUGFeRD einfach erklärt.
Und wenn Sie selbst ein PDF bekommen?
Während der Übergangszeit ist eine PDF-Rechnung Ihres Lieferanten für den Vorsteuerabzug weiterhin eine ordnungsmäßige Rechnung, solange sie alle Pflichtangaben enthält. Nach dem Ende seiner Übergangsfrist sollten Sie eine E-Rechnung verlangen, falls er weiter PDF schickt. Darauf haben Sie einen zivilrechtlichen Anspruch.
Häufige Fragen
Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen an Firmenkunden schicken?
Ja, wenn der Kunde zustimmt. Die Zustimmung bedarf keiner Form und kann auch stillschweigend erfolgen, etwa durch widerspruchslose Annahme. Papier ist ohne Zustimmung möglich.
Ich habe 2026 weniger als 800.000 Euro Umsatz. Was gilt 2027?
Dann dürfen Sie für Umsätze aus 2027 weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, also Papier oder, mit Zustimmung, PDF. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr. Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für alle.
Bleibt die PDF-Rechnung an Privatkunden erlaubt?
Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. An Privatkunden schicken Sie die Rechnung weiter auf Papier oder, mit deren Einverständnis, als PDF.
Ist eine ZUGFeRD-Datei ein PDF oder eine E-Rechnung?
Beides: Sie enthält ein lesbares PDF und eine XML-Datei. Steuerlich ist sie ab Version 2.0.1 eine E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Kann mein Kunde eine E-Rechnung ablehnen und ein PDF verlangen?
Nein, wenn er ein inländisches Unternehmen ist. Er muss E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können und hat keinen Anspruch auf eine zusätzliche sonstige Rechnung.
Quellen
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen zur E-Rechnung (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- Bundesfinanzministerium – FAQ zur Einführung der E-Rechnung (Stand März 2026) (bundesfinanzministerium.de)
- Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de)
Dieser Artikel fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich besser organisieren können. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.