Zuerst prüfen: Ist die Rechnung fällig?
Ist für die Zahlung keine Zeit bestimmt, kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB). Steht auf der Rechnung ein Zahlungsziel, etwa 14 Tage, ist die Forderung erst danach fällig. Bei Werkverträgen, also typischerweise bei Handwerkern, wird die Vergütung grundsätzlich mit der Abnahme fällig (§ 641 Abs. 1 BGB).
Unter Unternehmen ist ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen nach Empfang der Leistung oder der Rechnung nur wirksam, wenn es ausdrücklich vereinbart und für Sie nicht grob unbillig ist (§ 271a BGB). Bei öffentlichen Auftraggebern liegt diese Schwelle grundsätzlich bei 30 Tagen.
Bevor Sie mahnen, lohnt sich ein kurzer Blick: Ist die Rechnung vollständig und beim richtigen Empfänger angekommen? Eine fehlende Bestellnummer oder eine falsche Adresse ist oft der eigentliche Grund für die Verspätung. Was auf eine Rechnung gehört, steht in Pflichtangaben einer Rechnung.
Wann der Kunde in Verzug kommt
§ 286 BGB kennt drei Wege in den Verzug:
- Durch Mahnung nach Fälligkeit. Zahlt der Kunde auf eine Mahnung hin nicht, ist er ab ihrem Zugang in Verzug. Die Zustellung eines Mahnbescheids steht einer Mahnung gleich.
- Ohne Mahnung bei einem Kalendertermin. Ist für die Zahlung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, etwa ein im Vertrag vereinbarter fester Zahlungstermin, oder lässt sie sich von einem vorausgehenden Ereignis an nach dem Kalender berechnen, braucht es keine Mahnung.
- Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber einem Verbraucher gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.
Der Kunde kommt nicht in Verzug, solange er die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Die Mahnung ist außerdem entbehrlich, wenn der Kunde die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB). Für die 30-Tage-Regel müssen Sie im Streitfall den Zugang der Rechnung belegen können.
Richtig mahnen
Das Gesetz schreibt weder eine Form noch eine Zahl von Mahnungen vor. Eine einzige, eindeutige Zahlungsaufforderung nach Fälligkeit genügt. Drei Mahnstufen sind eine verbreitete Gewohnheit, aber keine Voraussetzung für das gerichtliche Mahnverfahren. Sinnvoll ist trotzdem ein klares Vorgehen:
- Freundliche Zahlungserinnerung kurz nach Fälligkeit, mit Rechnungsnummer, Betrag und einer Kopie der Rechnung.
- Mahnung mit konkreter Frist, etwa zehn Tage, und dem Hinweis, dass Sie danach Verzugszinsen, die 40-Euro-Pauschale und gerichtliche Schritte in Betracht ziehen.
- Letzte Aufforderung oder direkt der Mahnbescheid, wenn die Frist ohne Reaktion verstreicht.
Schicken Sie Mahnungen so, dass Sie den Zugang nachweisen können, etwa per E-Mail mit Lesebestätigung, per Einschreiben oder über ein Kundenportal. Ein kurzer Anruf wirkt oft schneller als jedes Schreiben. Wie Sie Zinsen und Pauschale ausrechnen, steht in Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale.
Das gerichtliche Mahnverfahren
Bleibt die Zahlung aus, führt der schnellste Weg zu einem Vollstreckungstitel über das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO). Es eignet sich für Zahlungsansprüche in Euro, die nicht mehr von einer Gegenleistung abhängen. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung berechtigt ist, sondern nur die formalen Angaben. Einen Anwalt brauchen Sie dafür nicht.
- Antrag stellen. Zuständig ist das Amtsgericht an Ihrem allgemeinen Gerichtsstand; die Länder haben dafür zentrale Mahngerichte eingerichtet. Über das Portal online-mahnantrag.de geben Sie die Daten ein und reichen den Antrag dann als ausgedruckten Barcode-Antrag per Post oder elektronisch ein, etwa mit der Online-Ausweisfunktion des Personalausweises.
- Gebühr zahlen. Für das Verfahren fällt eine halbe Gerichtsgebühr an, mindestens 38 Euro (GKG, Anlage 1 Nr. 1100). Die Kosten werden in den Bescheid aufgenommen und vom Schuldner verlangt.
- Zustellung und Widerspruchsfrist. Der Kunde erhält den Mahnbescheid mit der Aufforderung, innerhalb von zwei Wochen zu zahlen oder zu widersprechen.
- Vollstreckungsbescheid beantragen. Ohne rechtzeitigen Widerspruch beantragen Sie nach Ablauf der Frist den Vollstreckungsbescheid, spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids, sonst entfällt seine Wirkung.
- Vollstrecken. Der Vollstreckungsbescheid steht einem vorläufig vollstreckbaren Versäumnisurteil gleich. Gegen ihn kann der Kunde innerhalb von zwei Wochen Einspruch einlegen.
Nach einem Widerspruch gibt das Mahngericht die Sache an das Streitgericht ab, wenn eine Partei das streitige Verfahren beantragt; nach einem Einspruch geschieht das von Amts wegen. Spätestens dann lohnt sich anwaltliche Beratung.
Verjährung: Fristen nicht verpassen
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB). Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie Schuldner und Umstände kennen (§ 199 Abs. 1 BGB).
Beispiel. Eine Rechnung über eine im März 2026 erbrachte und abgerechnete Leistung verjährt mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Wer bis dahin nichts unternimmt, kann die Forderung nicht mehr durchsetzen, wenn der Kunde sich auf die Verjährung beruft.
Die Zustellung des Mahnbescheids hemmt die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Neu beginnt sie, wenn der Kunde die Forderung anerkennt, zum Beispiel durch eine Abschlagszahlung (§ 212 Abs. 1 BGB). Rechtskräftig festgestellte Ansprüche verjähren erst in 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Eine einfache Mahnung ändert an der Verjährung dagegen nichts.
Vorbeugen ist billiger
Vertraglich vereinbarte Zahlungstermine, der Verzugshinweis auf Rechnungen an Privatkunden, Abschlagsrechnungen bei größeren Aufträgen und ein fester Rhythmus für Erinnerungen verkürzen die Wartezeit spürbar. Mit unserem kurzen Test finden Sie heraus, welche Ihrer Kunden typischerweise spät zahlen und wie Sie sie am besten ansprechen.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen muss ich schicken, bevor ich einen Mahnbescheid beantrage?
Gesetzlich keine bestimmte Zahl. Ist der Kunde bereits in Verzug, etwa durch ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel oder nach 30 Tagen, können Sie sofort einen Mahnbescheid beantragen. Eine Mahnung vorher ist aber meist sinnvoll und günstiger.
Was kostet ein Mahnbescheid?
Die Gerichtsgebühr beträgt eine halbe Gebühr nach dem Streitwert, mindestens 38 Euro (Nr. 1100 der Anlage 1 zum GKG). Einen genauen Betrag liefert der Kostenrechner auf mahngerichte.de.
Kann ich den Mahnbescheid ohne Anwalt beantragen?
Ja. Über online-mahnantrag.de können Unternehmen und Privatpersonen den Antrag selbst ausfüllen und als Barcode-Ausdruck per Post oder elektronisch einreichen.
Hemmt eine Mahnung die Verjährung?
Nein. Die Verjährung wird erst durch rechtliche Schritte wie die Zustellung eines Mahnbescheids gehemmt. Ein Anerkenntnis des Kunden, etwa eine Teilzahlung, lässt sie neu beginnen.
Wann gerät ein Privatkunde in Verzug?
Nur mit Mahnung, bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungstermin oder 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist.
Quellen
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 199 BGB – Beginn der regelmäßigen Verjährungsfrist (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 204 BGB – Hemmung der Verjährung durch Rechtsverfolgung (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 692 ZPO – Mahnbescheid (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- GKG Anlage 1, Nr. 1100 – Gebühr im Mahnverfahren (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- Mahngerichte der Länder – Online-Mahnverfahren und Antragswege (mahngerichte.de) (mahngerichte.de)
Dieser Artikel fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich besser organisieren können. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.