Quando emitir a fatura
- Regra geral: o mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao da exigibilidade do imposto (art. 36.º, n.º 1, do CIVA). É um prazo muito mais curto do que noutros países europeus.
- Adiantamentos: a fatura é emitida na data do recebimento.
- Faturas globais: no prazo de 5 dias úteis a contar do final do período a que respeitam (n.º 2).
- Prestações de serviços intracomunitárias tributadas noutro Estado-Membro: até ao dia 15 do mês seguinte.
Os elementos obrigatórios
A fatura deve ser datada e numerada sequencialmente (n.º 5), dentro de séries comunicadas previamente à AT. O artigo 36.º, n.º 5, exige ainda:
| Alínea | Elemento |
|---|---|
| a) | Nomes, firmas ou denominações sociais e sede ou domicílio do fornecedor e do adquirente sujeito passivo, bem como os respetivos números de identificação fiscal (NIF) |
| b) | Quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, com os elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efetivamente transacionadas devem ser indicadas separadamente |
| c) | Preço, líquido de imposto, e outros elementos incluídos no valor tributável |
| d) | Taxas aplicáveis e montante de imposto devido |
| e) | Motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso |
| f) | Data em que os bens foram colocados à disposição, os serviços realizados ou os pagamentos antecipados efetuados, se diferente da data da fatura |
Se a fatura tiver operações a taxas diferentes, os elementos das alíneas b), c) e d) são indicados separadamente por taxa.
As menções especiais
- Autoliquidação: quando o imposto é devido pelo adquirente, a menção «IVA - autoliquidação» (n.º 13).
- Regime de isenção dos pequenos sujeitos passivos (art. 53.º): a menção «IVA - regime de isenção» (art. 57.º).
- Autofaturação: acordo prévio por escrito, prova de aceitação pelo fornecedor e a menção «autofaturação» (n.º 11).
- Representante fiscal de um não residente: nome, morada e NIF do representante (n.º 9).
E o NIF de um particular?
Para um consumidor final, o NIF só é obrigatório na fatura quando o cliente o solicita (n.º 16). Muitos pedem-no porque as faturas com NIF contam para as deduções no IRS.
Corrigir uma fatura: a nota de crédito
Uma fatura não se apaga. Os documentos retificativos (n.º 6) contêm a data, a numeração sequencial, as partes, a referência à fatura a que respeitam e as menções alteradas. Na prática, é a nota de crédito que anula ou reduz uma fatura já emitida.
As taxas de IVA
| Região | Normal | Intermédia | Reduzida |
|---|---|---|---|
| Continente | 23 % | 13 % | 6 % |
| Açores | 16 % | 9 % | 4 % |
| Madeira | 22 % | 12 % | 4 % |
As taxas das regiões autónomas são fixadas pelas assembleias regionais e podem mudar com os orçamentos regionais: confirme-as todos os anos (Ofício Circulado n.º 25045/2024 da AT).
O que o programa certificado acrescenta
Além dos elementos do CIVA, uma fatura emitida por programa certificado contém:
- o ATCUD, em todas as páginas, imediatamente acima do código QR (Portaria 195/2020);
- 4 caracteres da assinatura do documento e a menção «Processado por programa certificado n.º …» (Portaria 363/2010);
- o número único do documento, composto pelo tipo, a série e o número.
Tudo isto é explicado em código QR e ATCUD.
Conservação
Livros, registos e documentos de suporte conservam-se durante 10 anos (DL 28/2019, art. 19.º). As faturas eletrónicas guardam-se em formato eletrónico, sem alterações e por ordem cronológica (art. 28.º). O arquivo eletrónico pode ficar em qualquer Estado-Membro da UE; fora da UE é necessária autorização prévia da AT (art. 20.º e 21.º).
E o Le Frac?
O Le Frac ainda não está disponível em Portugal e não é um programa certificado pela AT: hoje emite faturas eletrónicas conformes apenas para França. A versão portuguesa está em estudo. Veja a nossa página sobre faturação eletrónica.
Perguntas frequentes
Qual é o prazo para emitir uma fatura em Portugal?
O 5.º dia útil seguinte ao da exigibilidade do IVA (art. 36.º, n.º 1, do CIVA). Para um adiantamento, a fatura emite-se na data do recebimento.
Tenho de pôr o NIF do cliente particular?
Só se o cliente o pedir (art. 36.º, n.º 16, do CIVA). Para um cliente sujeito passivo, o NIF é sempre obrigatório.
Que menção uso numa fatura sem IVA ao abrigo do artigo 53.º?
A menção «IVA - regime de isenção» (art. 57.º do CIVA).
Durante quanto tempo tenho de guardar as faturas?
Dez anos (DL 28/2019, art. 19.º). As faturas eletrónicas guardam-se em formato eletrónico, sem alterações e por ordem cronológica.
Fontes
- Portal das Finanças — Código do IVA, artigo 36.º (info.portaldasfinancas.gov.pt)
- Portal das Finanças — Código do IVA, artigo 57.º (info.portaldasfinancas.gov.pt)
- Portal das Finanças — Código do IVA, artigo 18.º (taxas) (info.portaldasfinancas.gov.pt)
- Portal das Finanças — Ofício Circulado n.º 25045/2024 (taxas dos Açores e da Madeira) (info.portaldasfinancas.gov.pt)
- Portal das Finanças — Decreto-Lei n.º 28/2019, versão consolidada (info.portaldasfinancas.gov.pt)
- Portal das Finanças — Portaria n.º 195/2020 (ATCUD e código QR) (info.portaldasfinancas.gov.pt)
Este artigo resume os textos oficiais para ajudar a organizar-se. Não substitui o aconselhamento personalizado do seu contabilista certificado.