Hans, seine Word-Vorlage und das Ende einer Ära
Darf ich vorstellen: Hans, Tischler, für diesen Artikel erfunden, aber erschreckend realistisch. Seit 2008 schreibt er seine Rechnungen in Word. Briefkopf mit Hobel-Logo, Rechnungsnummer von Hand hochgezählt, PDF exportiert, per E-Mail verschickt. Seine Kunden zahlen (meistens), das Finanzamt hat nie gemeckert.
Spätestens am 1. Januar 2028 ist damit Schluss, jedenfalls für Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland. Dann muss Hans eine E-Rechnung ausstellen: eine Datei in einem strukturierten Format, die eine Software lesen kann. Sein schönes PDF bleibt lesbar, ordentlich und vertraut. Es ist nur keine E-Rechnung.
Sagen wir es offen, obwohl wir die Software verkaufen: Das ist ein Bürokratiemonster, das Ihnen niemand bestellt hat. Sie sollen ein Werkzeug aufgeben, das Sie beherrschen und das nichts kostet, und dafür ein Abo abschließen. Neue Kosten, neue Abkürzungen, neues Passwort. Wir verstehen das. Und wir versuchen, Ihnen zu helfen, ohne Sie wie eine Melkkuh zu behandeln.
Was das Gesetz wirklich verlangt
| Datum | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen können (ein E-Mail-Postfach genügt) | alle Unternehmen in Deutschland, auch Kleinunternehmer |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen ausstellen | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen | alle übrigen Unternehmen |
Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind (§ 14 UStG). Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland sind nicht betroffen. Dauerhaft ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und die Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG, die aber trotzdem empfangen können müssen. Den ganzen Fahrplan erklärt E-Rechnungspflicht: Zeitplan 2025, 2027 und 2028.
Und die Strafe? Ein eigenes Bußgeld für das falsche Format gibt es nicht. Das eigentliche Risiko trägt Ihr Kunde: Eine Rechnung, die eine E-Rechnung hätte sein müssen, kann seinen Vorsteuerabzug gefährden. Er wird Sie also als Erster daran erinnern. Bis dahin bleibt ein PDF eine zulässige „sonstige Rechnung“, wenn Ihr Kunde zustimmt; mehr dazu in Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?.
„Hallelujah“: Sie sind nicht allein
Begeisterung sieht anders aus. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fasste die Erfahrungen der Betriebe am 18. Mai 2026 in der Deutschen Handwerks Zeitung so zusammen: „Statt spürbarer Entlastung … mehr Aufwand, zusätzliche Kosten“. Auch das Handwerk hat also gemerkt, dass Digitalisierung und Entlastung nicht automatisch dasselbe sind.
In einem öffentlichen Mac-Forum brachte es ein anonymer Selbstständiger am 19. September 2024 noch knapper auf den Punkt: „100€ im Jahr für ein paar Rechnungen… Hallelujah“ (macfix.de). Genau diese Rechnung (im doppelten Sinne) wollen wir für Sie kleiner machen.
Ehrlicherweise: Es gibt kostenlose Hilfen. Zum Lesen eingehender E-Rechnungen bietet ELSTER einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer an. Was er nicht macht: Ihre Rechnungen schreiben, verschicken und säumige Kunden erinnern.
Was Le Frac für Sie tut, mit Preisen
Le Frac erstellt Ihre Rechnungen als ZUGFeRD (EN 16931, Standard) oder XRechnung, prüft sie mit den Regeln der KoSIT und verschickt sie per E-Mail mit Versandprotokoll. Eingehende E-Rechnungen empfangen Sie ebenfalls per E-Mail. Ein Peppol-Anschluss ist in Deutschland nicht dabei, für den Geschäftsverkehr aber auch nicht vorgeschrieben. Den Unterschied der Formate erklärt XRechnung und ZUGFeRD einfach erklärt.
- Basis: 50 Euro pro Jahr und Person (5 Euro im Monat), 50 ausgestellte Rechnungen im Monat, unbegrenzter Empfang und automatische Zahlungserinnerungen per E-Mail nach dem Standardablauf;
- Kleinbetrieb: 19 Euro im Monat oder 190 Euro im Jahr, 2 Personen, 300 Rechnungen im Monat, anpassbare Erinnerungen, SMS und Zahlungslink;
- KMU: 59 Euro im Monat oder 590 Euro im Jahr, 3 Personen, bis zu 3 Unternehmen desselben Inhabers;
- über das enthaltene Volumen hinaus 0,10 Euro pro zusätzlich ausgestellter Rechnung. Alle Preise netto.
Le Frac berechnet außerdem Verzugszinsen nach § 288 BGB und die Pauschale von 40 Euro und fügt sie der Mahnung hinzu, wenn Sie sie geltend machen wollen; die Daten lassen sich für DATEV exportieren. Alle Konditionen stehen auf den Preisen von Le Frac, der Vergleich mit sevDesk, Lexware Office und easybill stellt die Listenpreise mit Quellen nebeneinander, und der ganze Rechtsrahmen steht in unserem Leitfaden zur E-Rechnung.
Was wir lieber gleich sagen: Eine kostenlose Testphase gibt es nicht. Der erste Zeitraum wird bei der Anmeldung bezahlt, monatlich ohne Mindestlaufzeit. Kleiner Tipp für den Start: Die USt-IdNr. Ihrer Geschäftskunden gehört in viele Rechnungen; mit unserem kostenlosen Werkzeug USt-IdNr. prüfen ist sie in Sekunden kontrolliert.
Häufige Fragen
Darf ich meine Rechnungen weiter in Word oder Excel schreiben?
Für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland bis Ende 2026 ja, mit Zustimmung des Kunden als PDF. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle anderen ab dem 1. Januar 2028. Rechnungen an Privatkunden, ins Ausland, bis 250 Euro brutto und von Kleinunternehmern sind ausgenommen.
Gibt es ein Bußgeld, wenn ich 2028 noch PDF-Rechnungen schicke?
Ein eigenes Bußgeld für das Rechnungsformat gibt es nicht. Das Risiko liegt beim Vorsteuerabzug Ihres Kunden, der deshalb auf einer E-Rechnung bestehen wird.
Brauche ich Peppol?
Nein. Das Gesetz schreibt zwischen Unternehmen keinen Übertragungsweg vor; E-Mail ist zulässig. Le Frac verschickt ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien per E-Mail mit Versandprotokoll.
Kann ich Le Frac kostenlos ausprobieren?
Nein, es gibt keine Testphase. Der erste Zeitraum wird bei der Anmeldung bezahlt; der Monatstarif ist jederzeit kündbar. Basis kostet 50 Euro netto pro Jahr und Person, Zahlungserinnerungen per E-Mail inklusive.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen zur E-Rechnung (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge (gesetze-im-internet.de) (gesetze-im-internet.de)
- Bundesfinanzministerium – FAQ zur Einführung der E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de)
- Bundesfinanzministerium – BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung (bundesfinanzministerium.de)
- ELSTER – E-Rechnungs-Viewer (e-rechnung.elster.de)
- Deutsche Handwerks Zeitung – ZDH zur E-Rechnung (18.05.2026) (deutsche-handwerks-zeitung.de)
Dieser Artikel fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich besser organisieren können. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.