Drie teksten, één factuur
In België bestaat er geen enkele lijst. De verplichte vermeldingen staan in drie teksten, die elkaar aanvullen:
| Tekst | Voor wie | Wat hij oplegt |
|---|---|---|
| Koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992, artikel 5 | Elke btw-plichtige die een factuur uitreikt | De btw-vermeldingen |
| Wetboek van vennootschappen en verenigingen, artikel 2:20 | Elke rechtspersoon | Naam, rechtsvorm, zetel, ondernemingsnummer, RPR |
| Wetboek van economisch recht, artikel III.25 | Elke onderneming die in de KBO moet worden ingeschreven, ook zelfstandigen | Ondernemingsnummer, domiciliëring, betaalrekening |
De btw-vermeldingen (KB nr. 1, artikel 5)
Artikel 5, § 1, van het koninklijk besluit nr. 1 somt op wat de factuur moet vermelden. Voor een gewone factuur tussen twee Belgische ondernemingen:
- de datum van uitreiking en een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat de factuur op eenduidige wijze identificeert en waaronder ze in het boek voor uitgaande facturen wordt ingeschreven;
- de naam of maatschappelijke benaming, het adres van de administratieve of maatschappelijke zetel en het btw-identificatienummer van de leverancier;
- de naam of benaming, het adres en het btw-nummer van de klant;
- de datum van de handeling (levering, dienst of ontvangst van een voorschot), als die verschilt van de factuurdatum;
- de gebruikelijke benaming van de goederen of diensten en hun hoeveelheid, of het voorwerp van de diensten;
- per tarief of vrijstelling: de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs exclusief btw en eventuele kortingen, rabatten of restorno’s die niet in die prijs begrepen zijn;
- de toegepaste btw-tarieven en het totaalbedrag van de btw, uitgedrukt in euro.
Sommige situaties vereisen een vaste vermelding, woord voor woord:
| Situatie | Vermelding |
|---|---|
| De klant is de btw verschuldigd (verlegging van heffing) | « Btw verlegd », in plaats van het tarief en het btw-bedrag |
| De klant reikt de factuur uit in naam van de leverancier | « factuur uitgereikt door afnemer » |
| Vrijgestelde handeling | De bepaling van het Btw-Wetboek of van de richtlijn die de handeling vrijstelt, of een andere vermelding dat de handeling vrijgesteld is |
| Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen | « Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting », in plaats van de belasting |
| Reisbureaus, gebruikte goederen, kunstvoorwerpen | « Bijzondere regeling - reisbureaus », « Bijzondere regeling - gebruikte goederen »… |
| Meerdere stukken voor dezelfde handeling (creditnota…) | Een verwijzing naar het vorige stuk |
In de bouw vereist de verlegging van heffing bovendien een lange vermelding: zie bouw, btw verlegd en inhoudingsplicht.
De vermeldingen uit het Wetboek van vennootschappen (rechtspersonen)
Artikel 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen geldt voor alle stukken van een rechtspersoon: akten, facturen, brieven, bestelbonnen, e-mails en ook de website. Ze vermelden:
- de naam van de rechtspersoon;
- de rechtsvorm, voluit of afgekort (bv, nv, cv, vzw…);
- de nauwkeurige aanduiding van de zetel;
- het ondernemingsnummer;
- het woord « rechtspersonenregister » of de afkorting « RPR », gevolgd door de rechtbank van de zetel;
- in voorkomend geval, het e-mailadres en de website;
- in voorkomend geval, het feit dat de rechtspersoon in vereffening is.
De vermeldingen uit het Wetboek van economisch recht (elke onderneming)
Artikel III.25 van het Wetboek van economisch recht geldt voor elke inschrijvingsplichtige onderneming in de Kruispuntbank van Ondernemingen, ook de zelfstandige natuurlijke persoon. Haar facturen vermelden het ondernemingsnummer, de domiciliëring en het nummer van minstens één betaalrekening op haar naam, bij een kredietinstelling in de Europese Economische Ruimte.
Niets verplicht u daarentegen om de verwijlinterest of de forfaitaire vergoeding van 40 euro op de factuur te zetten: tussen ondernemingen zijn ze van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd door de wet van 2 augustus 2002. Ze vermelden blijft nuttig om discussie te vermijden. Tegenover een consument ligt dat anders: een forfaitaire vergoeding is alleen verschuldigd als het contract ze uitdrukkelijk voorziet. Zie verwijlinterest en de forfaitaire vergoeding van 40 euro.
Wanneer moet u een factuur uitreiken, en binnen welke termijn?
Een factuur is verplicht voor een levering of dienst die u in het kader van uw beroep verricht voor een btw-plichtige of een niet-btw-plichtige rechtspersoon. Voor een particulier die voor privégebruik koopt, is ze in principe niet verplicht. Artikel 1 van het KB nr. 1 noemt toch handelingen waarvoor ook een particulier een factuur krijgt, onder meer de werken in onroerende staat en aanverwante handelingen, de levering van nieuwe gebouwen en de verkoop van voertuigen.
De termijn: de factuur wordt uitgereikt uiterlijk de vijftiende dag van de maand na die waarin het belastbare feit plaatsvond, in principe de maand van de levering of de dienst (artikel 4 van het KB nr. 1, met enkele uitzonderingen). Voor een levering op 3 oktober vertrekt de factuur dus uiterlijk op 15 november.
In een Peppol-factuur: dezelfde vermeldingen
De gestructureerde elektronische factuur die sinds 2026 tussen Belgische ondernemingen verplicht is, bevat dezelfde vermeldingen. De FAQ van de FOD Financiën geeft enkele houvasten:
- uitgebreide btw-clausules, zoals de lange vermelding bij verlegging van heffing, komen in een notitie op factuurniveau of in de vrijstellingsreden van de lijn;
- rechtsvorm, RPR en « in vereffening » komen bij voorkeur in het veld voor de rechtsvorm van de onderneming;
- gebruikt de factuur een andere munt, dan blijft het totaal van de btw in euro;
- de Europese norm laat niet toe hetzelfde veld in twee talen te schrijven: een gestructureerde factuur is in één taal opgesteld.
Een onvolledige factuur is het beste excuus om te laat te betalen. De facturatiefuncties van uw software moeten deze vermeldingen automatisch overnemen.
Veelgestelde vragen
Moet een zelfstandige zijn rekeningnummer op de factuur zetten?
Ja. Artikel III.25 van het Wetboek van economisch recht verplicht elke KBO-ingeschreven onderneming om haar ondernemingsnummer, de domiciliëring en het nummer van minstens één betaalrekening in de Europese Economische Ruimte te vermelden.
Welke vermelding voor een kleine onderneming onder de vrijstellingsregeling?
« Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting », in plaats van het btw-bedrag (KB nr. 1, artikel 5, § 1, 10° quater). Er mag geen btw worden aangerekend.
Moet de nummering doorlopend zijn in één reeks?
Nee. De tekst spreekt van een opeenvolgend nummer volgens één of meer reeksen, dat de factuur eenduidig identificeert. Meerdere reeksen zijn mogelijk, zolang elke factuur uniek is en in het boek voor uitgaande facturen staat.
Moet ik de verwijlinterest op de factuur vermelden?
Dat is geen verplichte vermelding. Tussen ondernemingen zijn de interest en de vergoeding van 40 euro van rechtswege verschuldigd door de wet van 2 augustus 2002, ook als ze niet op de factuur staan.
Binnen welke termijn moet ik factureren?
Uiterlijk de vijftiende dag van de maand na die waarin het belastbare feit plaatsvond, in principe de maand van de levering of de dienst.
Bronnen
- Justel — Koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 (art. 1, 4, 5 en 13ter) (ejustice.just.fgov.be)
- Justel — Wetboek van vennootschappen en verenigingen (art. 2:20) (ejustice.just.fgov.be)
- Justel — Wetboek van economisch recht (art. III.25 en XIX.4) (ejustice.just.fgov.be)
- Justel — Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties (ejustice.just.fgov.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: specifieke vragen over e-facturering (einvoice.belgium.be)
Dit artikel vat de officiële teksten samen om u te helpen zich te organiseren. Het vervangt geen persoonlijk advies van uw boekhouder.