Wat zegt de wet?
De wet van 6 februari 2024, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 20 februari 2024, heeft in het Btw-Wetboek een nieuw artikel 53, § 2bis, ingevoegd. Een in België gevestigde btw-plichtige moet voortaan een gestructureerde elektronische factuur uitreiken wanneer hij goederen levert of diensten verricht voor een andere btw-plichtige die hem zijn Belgisch btw-nummer moet meedelen.
Een gestructureerde factuur is geen pdf: het is een gegevensbestand dat de software van de klant inleest zonder overtikken. Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 legt de vorm vast: de factuur volgt de Europese norm, in het formaat Peppol BIS in de UBL-versie, en wordt via het Peppol-netwerk verstuurd. Een ander formaat dat aan de Europese norm voldoet, of een ander kanaal, mag alleen als beide partijen daarmee akkoord gaan.
Het criterium is de datum van uitreiking: volgens de officiële FAQ moet elke factuur die vanaf 1 januari 2026 wordt uitgereikt gestructureerd zijn, ook als de levering of dienst nog uit 2025 dateert. Creditnota’s die een gestructureerde factuur corrigeren, volgen hetzelfde formaat.
Wie valt eronder, wie niet?
De FOD Financiën vat de regel samen in één vraag: hebt u een actief btw-nummer? Dan geldt de verplichting voor u. Op 7 april 2026 bevestigde de FOD dat ook ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen in principe onder de verplichting vallen. De uitzonderingen zijn beperkt:
| Situatie | Gestructureerd verzenden | Gestructureerd kunnen ontvangen |
|---|---|---|
| Gewone btw-plichtige, ook onder de vrijstellingsregeling | Ja | Ja |
| Alleen handelingen vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek | Nee | Nee |
| Een door artikel 44 vrijgestelde handeling (ook als de onderneming andere activiteiten heeft) | Nee, voor die factuur | — |
| Gefailleerde btw-plichtige | Nee | Ja |
| Forfaitaire btw-plichtige (artikel 56, regeling die uiterlijk op 1 januari 2028 uitdooft) | Nee | Ja |
| Niet in België gevestigde btw-plichtige zonder vaste inrichting | Nee | Nee |
Facturen aan particulieren vallen er niet onder. Maar een onderneming die alleen voor particulieren werkt, koopt zelf wel bij Belgische leveranciers: ze moet dus hun gestructureerde facturen kunnen ontvangen. Voor overheidsopdrachten (B2G) is elektronische facturering verplicht sinds 1 maart 2024 voor opdrachten die na die datum zijn bekendgemaakt, in de regel vanaf 3.000 euro excl. btw.
Als uw klant niet kan ontvangen: de terugvalregel
De wet van 10 februari 2026 houdende diverse bepalingen inzake btw gaf een wettelijke basis aan een regel die de FOD Financiën al sinds 1 januari toepaste: als de bestemmeling om technische redenen geen gestructureerde factuur kan ontvangen, hoeft de leverancier er geen uit te reiken. Hij blijft wel verplicht een factuur uit te reiken, bijvoorbeeld op papier of als pdf. Dezelfde wet sluit de niet in België gevestigde btw-plichtigen uit.
Die regel beschermt de leverancier, niet de klant. De klant blijft verplicht te kunnen ontvangen en riskeert een boete. Ook zijn recht op aftrek komt in het gedrang: de officiële FAQ herinnert eraan dat u voor de aftrek van btw een regelmatige B2B-factuur nodig hebt, dus een gestructureerde factuur wanneer die verplicht was, tenzij het principe « substance over form » speelt.
De tolerantieperiode is voorbij
Tijdens de eerste drie maanden van 2026 heeft de FOD Financiën geen sancties opgelegd voor inbreuken die eigen zijn aan de nieuwe verplichting, op voorwaarde dat de onderneming kon aantonen dat ze « tijdig en op redelijke wijze » maatregelen had genomen. Intussen moest ze wel op een andere manier factureren. Er is nooit sprake geweest van algemeen uitstel.
Op 7 april 2026 kondigde de administratie het einde van die algemene tolerantie aan. Een gerichte tolerantie bleef tot en met 30 juni 2026 gelden voor selfbilling (facturering door de klant), als de softwareleverancier die functie nog aan het ontwikkelen was. Sindsdien is alleen nog een individuele analyse mogelijk bij een uitzonderlijk technisch probleem, aan te vragen via het contactformulier van de FOD.
De boetes
Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 voerde een specifieke boete in voor de onderneming die niet beschikt over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken en te ontvangen:
- eerste inbreuk: 1.500 euro;
- tweede inbreuk: 3.000 euro;
- volgende inbreuken: 5.000 euro.
Een inbreuk telt pas als tweede of volgende als ze ten vroegste drie maanden na de vorige wordt vastgesteld. Daarnaast blijven de bestaande btw-boetes gelden: een proportionele boete als de gestructureerde factuur niet is uitgereikt of als vermeldingen ontbreken of onjuist zijn, en niet-proportionele boetes als de factuur te laat wordt uitgereikt of de technische regels van formaat en verzending niet naleeft.
En daarna: de e-reporting
In 2026 worden nog geen factuurgegevens aan de administratie bezorgd. Volgens de officiële FAQ voorziet het regeerakkoord een elektronische rapportering « in quasi real time » tegen 2028, maar moet die nog in Belgisch recht worden omgezet.
Op 18 juli 2026 keurde de Ministerraad een voorontwerp van wet goed: de leverancier én de klant zouden bepaalde gegevens van hun facturen rapporteren, en voor hen zou de jaarlijkse klantenlisting verdwijnen. De tekst ging voor advies naar de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State. Half oktober 2026 is het dus nog geen wet. Voor intracommunautaire handelingen voorziet het Europese ViDA-pakket een gelijkaardige rapportering, die België uiterlijk op 1 juli 2030 omzet.
In orde komen: waar begint u?
- Controleer uw software. Ze moet met het Peppol-netwerk verbonden zijn, om te verzenden en te ontvangen. De FOD Financiën publiceert een lijst van conforme oplossingen, als hulpmiddel en niet als aanbeveling.
- Controleer uw registratie. In België is een onderneming op Peppol minstens geregistreerd met haar KBO-ondernemingsnummer. Lees ons artikel Peppol eenvoudig uitgelegd.
- Test met uw belangrijkste klanten en leveranciers: een verzonden factuur, een ontvangen factuur, een creditnota.
- Controleer uw vermeldingen: de gestructureerde factuur bevat dezelfde vermeldingen als een papieren factuur. Zie de verplichte vermeldingen op een Belgische factuur.
Twee fiscale maatregelen verlichten de kosten: voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 kunnen kleine kmo’s en zelfstandigen de abonnementen op facturatiesoftware en de advieskosten voor de verplichting voor 120 % aftrekken (de meerprijs op een bestaand abonnement moet dan apart op de factuur staan), en de investeringsaftrek voor digitale investeringen bedraagt sinds 1 januari 2025 20 %. Onze gids over e-facturatie in België zet de volledige tijdlijn op een rij.
Veelgestelde vragen
Is e-facturatie verplicht voor een zelfstandige in België?
Ja, als hij een actief btw-nummer heeft en aan andere Belgische btw-plichtigen factureert. Zelfstandigen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen er in principe ook onder. Alleen enkele situaties ontsnappen aan de verplichting, zoals activiteiten die volledig vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek.
Ik factureer alleen aan particulieren: moet ik iets doen?
Niet voor uw verkoopfacturen. Maar u moet de gestructureerde elektronische facturen van uw Belgische leveranciers kunnen ontvangen, anders riskeert u de boete voor het ontbreken van technische middelen.
Volstaat een pdf via e-mail nog tussen Belgische ondernemingen?
Nee, behalve als uw klant om technische redenen niet kan ontvangen (terugvalregel). Een pdf als bijlage naast de gestructureerde factuur mag, maar alleen de gestructureerde factuur heeft juridische waarde.
Worden de boetes toegepast?
De algemene tolerantie liep af op 31 maart 2026 en de tolerantie voor selfbilling op 30 juni 2026. Sindsdien kunnen de voorziene boetes worden opgelegd; bij een uitzonderlijk technisch probleem blijft een individuele analyse mogelijk.
Wanneer gaat de e-reporting in?
Het regeerakkoord mikt op 2028. Op 18 juli 2026 werd een voorontwerp van wet goedgekeurd, maar half oktober 2026 is er nog geen wet gestemd.
Bronnen
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Voor wie wordt e-facturatie verplicht? (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: algemene vragen over de B2B-verplichting (bijgewerkt op 06/05/2026) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: specifieke vragen (recht op aftrek, sancties) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Tolerantieperiode eerste drie maanden 2026 (18/12/2025) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering (07/04/2026) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — E-facturering: btw-maatregelen vanaf 1 januari 2026 (19/12/2025) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: algemene vragen over e-reporting (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturering (einvoice.belgium.be)
- news.belgium.be — Ministerraad van 18 juli 2026: invoering van de verplichting tot elektronische rapportering (news.belgium.be)
- Belgisch Staatsblad — Wet van 6 februari 2024 (gestructureerde elektronische factuur) (ejustice.just.fgov.be)
- Belgisch Staatsblad — Koninklijk besluit van 8 juli 2025 (Peppol-formaat, boetes) (ejustice.just.fgov.be)
- Belgisch Staatsblad — Wet van 10 februari 2026 houdende diverse bepalingen inzake btw (ejustice.just.fgov.be)
Dit artikel vat de officiële teksten samen om u te helpen zich te organiseren. Het vervangt geen persoonlijk advies van uw boekhouder.