Wat is Peppol?
Peppol is tegelijk een geheel van afspraken en een open netwerk waarmee verschillende systemen gestructureerde documenten uitwisselen, zoals facturen en creditnota’s. De FOD Financiën vergelijkt het met een telecommunicatienetwerk: eenmaal aangesloten, kunt u documenten verzenden naar en ontvangen van elke andere aangesloten onderneming, welke software die ook gebruikt.
Het netwerk is gedecentraliseerd. Een factuur doorloopt vier stappen:
- uw facturatiesoftware maakt de factuur op in het formaat Peppol BIS;
- ze geeft de factuur door aan uw Peppol-dienstverlener (uw toegangspunt);
- die stuurt ze versleuteld naar het toegangspunt van uw klant;
- dat levert ze af in de software van uw klant, die ze inleest zonder overtikken.
Alle deelnemers moeten minstens het formaat Peppol BIS kunnen ontvangen. Dat past de Europese norm voor elektronische facturering EN 16931 toe en gebruikt de XML-syntaxis UBL. Als gebruiker hoeft u die XML niet te zien: daar zorgt de software voor. Meer over de formaten in Peppol BIS 3.0, UBL en EN 16931.
Het toegangspunt: uw toegangspoort
U kunt zich niet rechtstreeks op Peppol registreren. Dat loopt altijd via een erkende Peppol-dienstverlener, vaak toegangspunt of Access Point genoemd. Volgens de FOD Financiën heeft die een drievoudige rol: compatibiliteit verzekeren dankzij open standaarden zoals UBL, de uitwisseling beveiligen met versleuteling, en de verwerking van documenten automatiseren.
In de praktijk kiezen de meeste ondernemingen hun toegangspunt niet zelf: het zit in hun facturatie- of boekhoudsoftware. Sommige softwareleveranciers laten u wel zelf de dienstverlener kiezen. De FOD Financiën publiceert een lijst van conforme software voor eindgebruikers; in mei 2025 telde ze al meer dan 250 toepassingen, en een plaats op de lijst is geen beoordeling of aanbeveling.
Elk land dat Peppol gebruikt, duidt een Peppol-autoriteit aan. In België is dat sinds 1 januari 2016 de FOD BOSA. Daar meldt u een dienstverlener die de regels van het netwerk niet naleeft.
Uw Peppol-ID: uw KBO-nummer
Op het netwerk heeft elke onderneming een adres, haar Peppol-ID, zoals een telefoonnummer. In België is afgesproken dat elke onderneming minstens met haar KBO-ondernemingsnummer wordt geregistreerd, onder schemacode 0208. De dienstverleners zijn daar contractueel toe verplicht, op straffe van intrekking van hun certificering.
Gevolg in de praktijk: u hoeft de Peppol-ID van uw klanten niet op te vragen. Een aangesloten Belgische onderneming is bereikbaar op « 0208: » gevolgd door haar ondernemingsnummer. Andere identificaties (btw-nummer, GLN…) kunnen erbij komen als de partijen dat willen. De FOD raadt ook de « Peppol-first »-strategie aan: zodra een partner aangesloten is, moet uw software automatisch voor Peppol kiezen.
Nagaan of een klant kan ontvangen
Met de openbare tool Peppol Lookup (of de Peppol Directory) zoekt u een onderneming op naam of nummer: typ « 0208: » en dan het KBO-nummer, bijvoorbeeld « 0208:0308357159 » voor de FOD Financiën. De tool toont of de onderneming facturen kan ontvangen, maar niet of ze er kan versturen.
Wie in het Peppol-adresboek staat, gaat ermee akkoord gestructureerde facturen te ontvangen. Dat is handig wanneer de gestructureerde factuur niet verplicht is, bijvoorbeeld voor een buitenlandse klant: staat die op Peppol, dan mag u hem een Peppol-factuur sturen.
Termijnen, bijlagen en weigering
Peppol garandeert geen verzending in real time. Een factuur komt bijna altijd binnen enkele minuten of enkele uren aan. Is ze meer dan één werkdag onderweg, neem dan contact op met uw softwareleverancier: die kan zien in welke stap de factuur vastzit.
- Bijlagen: bestelbon, prestatiestaat of foto’s reizen mee in de factuur zelf (toegelaten formaten: pdf, png, jpg, csv, xlsx, ods). Ze apart per e-mail versturen is in strijd met de wet, want ze maken deel uit van de factuur.
- Klantenportaal: een klant kan u niet verplichten uw facturen op zijn eigen portaal te plaatsen zonder uw uitdrukkelijke, bij voorkeur schriftelijke, toestemming.
- Weigering: een factuur die niet voor u bestemd is, weigert u via Peppol, met een factuurantwoord (Invoice Response) met status « RE » (geweigerd).
- Selfbilling: Peppol voorziet een apart documenttype; dan moet de leverancier geregistreerd zijn om het te ontvangen, en een voorafgaand akkoord blijft nodig.
En Hermes?
Hermes is een gratis tool van de FOD BOSA. De gebruiksvoorwaarden beschrijven hem als een tijdelijke oplossing, bedoeld voor de periode tot elektronische facturatie in het bedrijfsleven algemeen ingang zou vinden: Hermes zette een Peppol-factuur om in een pdf en stuurde die per e-mail naar een bestemmeling die nog niet uitgerust was om gestructureerde facturen te ontvangen.
Sinds 1 januari 2026 volstaat dat niet meer voor de bestemmeling: de wet vereist dat hij de factuur kan ontvangen in het formaat waarin ze werd uitgereikt, dus gestructureerd. De administratie legde bovendien uit dat ze bewust voor een gedecentraliseerde aanpak koos, zonder centrale overheidstoepassing, om geen enkel kritiek storingspunt te creëren. Reken dus niet op Hermes: u hebt software nodig die met Peppol verbonden is, om te verzenden en om te ontvangen.
Twijfelt u hoe ver u staat? Doe de test: enkele vragen om te zien waar u staat.
Veelgestelde vragen
Moet ik me zelf op Peppol registreren?
Nee, dat kan niet. De registratie loopt via een erkende Peppol-dienstverlener, in de praktijk bijna altijd via uw facturatie- of boekhoudsoftware.
Wat is mijn Peppol-ID?
In België minstens uw KBO-ondernemingsnummer, voorafgegaan door de code 0208. Uw klanten vinden u dus zonder u een speciale identificatie te vragen.
Hoe weet ik of mijn klant op Peppol zit?
Zoek « 0208: » gevolgd door zijn KBO-nummer in Peppol Lookup of de Peppol Directory. De tool zegt of hij facturen kan ontvangen, niet of hij er kan versturen.
Volstaat Hermes om aan de verplichting te voldoen?
Nee. Hermes was een tijdelijke oplossing die facturen in pdf omzette. Sinds 2026 moet elke betrokken btw-plichtige de gestructureerde factuur zelf kunnen ontvangen, via software die met Peppol verbonden is.
Hoe lang doet een Peppol-factuur erover?
Meestal enkele minuten of enkele uren. Het netwerk garandeert geen real time; na meer dan één werkdag neemt u contact op met uw softwareleverancier.
Bronnen
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: algemene vragen over Peppol (bijgewerkt op 06/05/2026) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Hoe werkt e-facturatie? (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: algemene vragen over de B2B-verplichting (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: specifieke vragen (selfbilling, weigering van een factuur) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Softwareoplossingen voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Kan de overheid niet voor een gratis oplossing zorgen? (23/05/2025) (einvoice.belgium.be)
- FOD BOSA — Hermes: gebruiksvoorwaarden (Franse versie) (bosa.belgium.be)
- Belgisch Staatsblad — Koninklijk besluit van 8 juli 2025 (formaat Peppol BIS en Peppol-netwerk) (ejustice.just.fgov.be)
Dit artikel vat de officiële teksten samen om u te helpen zich te organiseren. Het vervangt geen persoonlijk advies van uw boekhouder.