Drie niveaus die u niet mag verwarren
De afkortingen lopen gemakkelijk door elkaar. Ze staan eigenlijk voor drie verschillende dingen, die in elkaar passen:
| Niveau | Naam | Wat het is |
|---|---|---|
| De inhoud | EN 16931-1 | De Europese norm: de lijst van gegevens op een factuur (verkoper, koper, lijnen, btw…) en hun betekenis |
| De schrijfwijze | UBL of CII | De twee XML-syntaxen die de Europese Unie erkent om een factuur volgens de norm te schrijven |
| Het uitwisselingsformaat | Peppol BIS Billing 3.0 | De specificatie van het Peppol-netwerk: de norm EN 16931, geschreven in UBL, met de validatieregels van het netwerk |
De Europese Commissie publiceerde de lijst van de twee syntaxen in haar uitvoeringsbesluit 2017/1870: het factuurbericht CII van UN/CEFACT en de factuur- en creditnotaberichten UBL (ISO/IEC 19845). De FOD Financiën vat het zo samen: Peppol BIS volgt de Europese norm en gebruikt UBL, een gestandaardiseerde manier om handelsinformatie in XML vast te leggen.
Concreet: in UBL heet de uitreikingsdatum altijd « IssueDate », in de vorm jaar-maand-dag. Omdat elk veld een vaste naam en vorm heeft, kan de software van de klant de factuur zonder leesfouten valideren en inlezen.
Wat de Belgische wet oplegt
Het Btw-Wetboek (artikel 53, § 2bis) laat de normen inzake semantiek, syntaxis en verzending over aan de Koning. Artikel 13ter van het koninklijk besluit nr. 1, ingevoegd door het koninklijk besluit van 8 juli 2025, legt ze vast: de gestructureerde elektronische factuur wordt uitgereikt volgens de Europese norm en de lijst van syntaxen, zoals geconcretiseerd in het formaat Peppol BIS in de UBL-versie, en via het Peppol-transmissienetwerk.
Er is een afwijking: mits akkoord tussen de partijen mag de btw-plichtige een ander formaat en een ander digitaal kanaal gebruiken, op voorwaarde dat dat formaat aan de Europese norm en de lijst van syntaxen voldoet. Maar artikel 13quater voegt eraan toe dat hij toch over de technische middelen moet beschikken om een factuur in Peppol BIS uit te reiken en te ontvangen. De afwijking is dus een aanvulling, nooit een manier om aan Peppol te ontsnappen.
En Factur-X, het Franse formaat?
Factur-X is een pdf met een ingebed XML-bestand in de syntaxis CII. Het is wijdverspreid in Frankrijk, waar het een van de basisformaten van de hervorming is. In België is het niet het standaardformaat: een Belgische onderneming mag het alleen naar een Belgische btw-plichtige klant sturen als die akkoord gaat, en als het gebruikte profiel aan de norm EN 16931 voldoet.
Hetzelfde geldt voor een « gewone » pdf, een Excelbestand of een Word-factuur: dat zijn geen gestructureerde facturen. Tussen Belgische ondernemingen zijn ze alleen toegelaten via de terugvalregel, wanneer de klant technisch niet kan ontvangen. Zie Mag ik nog een pdf-factuur sturen?
De praktische regels van Peppol BIS in België
De specifieke FAQ van de FOD Financiën, bedoeld voor softwareleveranciers en fiscalisten, regelt een aantal vaak voorkomende gevallen:
- Creditnota’s: elk document dat een gestructureerde factuur wijzigt en ernaar verwijst, vertrekt in hetzelfde formaat, via Peppol.
- Bijlagen: ze reizen mee in de UBL-factuur, rechtstreeks of via een externe link als ze te groot zijn. Door de norm toegelaten formaten: pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods; xml alleen als de partijen dat afspreken, in afwachting van de herziening van de norm.
- Meerdere tarieven: meerdere btw-categoriecodes op één factuur zijn toegelaten. De norm laat nog niet toe lijnen « buiten het toepassingsgebied » (code O) te combineren met vrijgestelde lijnen (E) of lijnen tegen het normale tarief (S); tijdelijk aanvaardt de administratie code E met een uitleg in vrije tekst.
- Belgische vrijstellingen: staat uw geval niet in de Europese lijst van vrijstellingscodes, vermeld de vrijstelling dan in vrije tekst bij de vrijstellingsreden.
- Uitgebreide btw-vermeldingen (bijvoorbeeld verlegging van heffing): in een notitie op het niveau van de factuur of van de lijn.
- Munten: meerdere munten zijn mogelijk, maar het totaal van de btw blijft in euro.
- Talen: de norm laat niet toe hetzelfde veld in twee talen te schrijven. Een gestructureerde factuur is dus in één taal opgesteld.
Aan de kant van het netwerk bevatten de validatieregels van Peppol BIS een blokkerende regel voor het Belgische ondernemingsnummer: staat het niet in het juiste formaat, dan wordt de factuur geweigerd. Controleer dus de KBO-nummers van uw klanten in uw bestand.
Wat u moet nagaan, zonder XML te lezen
U hoeft zelf geen UBL te schrijven: dat doet de software. Stel liever deze vragen aan uw leverancier:
- Reikt mijn software facturen en creditnota’s uit in het formaat Peppol BIS Billing 3.0, via het Peppol-netwerk?
- Kan ze de Peppol-facturen van mijn leveranciers ontvangen en inlezen?
- Vertrekken de bijlagen in de factuur zelf?
- Kent ze de Belgische vermeldingen: « Btw verlegd », vrijstellingen, vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen?
- Bewaart ze het oorspronkelijke XML-bestand, en een leesbare versie, gedurende de volledige bewaartermijn?
Voor het totaalbeeld zet onze gids over e-facturatie in België de tijdlijn en de verplichtingen op een rij.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen UBL en Peppol BIS?
UBL is een algemene XML-syntaxis voor handelsdocumenten. Peppol BIS Billing 3.0 is een specificatie die UBL gebruikt om een factuur volgens de norm EN 16931 te schrijven, met de validatieregels van het Peppol-netwerk.
Mag ik een Factur-X naar een Belgische klant sturen?
Alleen als hij ermee akkoord gaat en het formaat aan de Europese norm voldoet. Standaard legt de Belgische wet Peppol BIS in UBL op, en u moet dat formaat hoe dan ook kunnen uitreiken en ontvangen.
Mag een factuur in het Nederlands en het Frans zijn?
Nee, niet in een gestructureerde factuur: de norm EN 16931 laat niet toe hetzelfde veld in twee talen te schrijven. Elke gestructureerde factuur is in één taal opgesteld.
Gaan creditnota’s ook via Peppol?
Ja, wanneer ze een gestructureerde factuur corrigeren: ze worden uitgereikt in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur.
Bronnen
- Justel — Koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 (art. 13ter en 13quater) (ejustice.just.fgov.be)
- Belgisch Staatsblad — Koninklijk besluit van 8 juli 2025 (formaat Peppol BIS) (ejustice.just.fgov.be)
- FOD Financiën (Fisconet) — Btw-Wetboek, art. 50 tot 55 (art. 53, § 2bis) (minfin.fgov.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Hoe werkt e-facturatie? (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: specifieke vragen over e-facturering (einvoice.belgium.be)
- EUR-Lex — Uitvoeringsbesluit (EU) 2017/1870 (norm EN 16931 en lijst van syntaxen) (eur-lex.europa.eu)
- OpenPeppol — Peppol BIS Billing 3.0, validatieregels (PEPPOL-COMMON-R043) (docs.peppol.eu)
Dit artikel vat de officiële teksten samen om u te helpen zich te organiseren. Het vervangt geen persoonlijk advies van uw boekhouder.