Het korte antwoord, per situatie
De FOD Financiën publiceert een samenvattende tabel van de facturering in België sinds 1 januari 2026. Dit is de kern:
| Uw klant | Gestructureerde factuur (Peppol) | Pdf of ander elektronisch formaat | Papier |
|---|---|---|---|
| Btw-plichtige onderneming in België (B2B) | Verplicht | Niet toegelaten (behalve terugvalregel) | Niet toegelaten (behalve terugvalregel) |
| Overheid (B2G) | Verplicht sinds 01/03/2024, behalve opdrachten onder 3.000 euro (onder voorbehoud van uitzonderingen) | Niet toegelaten | Niet toegelaten |
| Particulier, buitenlandse klant, andere gevallen buiten de verplichting | Toegelaten met akkoord van de klant; op Peppol staan geldt als akkoord | Toegelaten met akkoord van de klant | Toegelaten |
Niet alleen het formaat telt, ook het kanaal: de gestructureerde factuur vertrekt via het Peppol-netwerk. Hoe dat werkt, leest u in Peppol eenvoudig uitgelegd.
Een pdf naast de gestructureerde factuur
Niets belet u om vrijwillig een pdf- of papieren versie naar uw klant te sturen, bijvoorbeeld voor zijn gemak. Maar de officiële FAQ is duidelijk: de gestructureerde elektronische factuur is de enige wettelijk conforme factuur. De pdf is slechts een leesbare kopie.
Omgekeerd kan uw klant niet eisen dat u een pdf toevoegt, en hij mag uw factuur niet weigeren omdat die ontbreekt. Documenten die bij de factuur horen (bestelbon, prestatiestaat, foto’s) moeten in de Peppol-factuur meereizen: ze apart per e-mail sturen is in strijd met de wet, want ze maken deel uit van de factuur.
De terugvalregel: als uw klant niet klaar is
De wet van 10 februari 2026 houdende diverse bepalingen inzake btw vulde artikel 53, § 2bis, van het Btw-Wetboek aan: de leverancier hoeft geen gestructureerde factuur uit te reiken wanneer de bestemmeling om technische redenen niet in staat is die zelf of via een derde te ontvangen. Hij blijft wel verplicht een factuur uit te reiken, op papier of in een andere elektronische vorm, bijvoorbeeld pdf of Word. De FOD Financiën paste die regel al toe sinds 1 januari 2026.
Enkele voorzorgen (de laatste drie komen uit de officiële FAQ):
- Bewaar een spoor dat de klant op het moment van verzending niet bereikbaar was via Peppol, bijvoorbeeld een schermafdruk van de zoekopdracht in het Peppol-adresboek: dat is gewoon een bewijsvoorzorg.
- Een elektronische verzending (pdf per e-mail) vereist het akkoord van de klant; spreek een veilig alternatief af.
- U mag vrijwillig een clausule op de factuur zetten om de klant aan te sporen zich in regel te stellen.
- Zodra de klant aangesloten is, schakelt u voor de volgende facturen weer over op Peppol. De oude facturen hoeft u niet opnieuw gestructureerd te sturen.
De terugvalregel beschermt de leverancier, niet de klant: wie niet kan ontvangen, blijft in overtreding en riskeert de boete voor het ontbreken van technische middelen (1.500 euro, dan 3.000 euro, dan 5.000 euro). Ook zijn recht op aftrek kan worden betwist, want voor de aftrek van btw op een handeling die onder de verplichting valt, is in principe een gestructureerde factuur nodig.
En als uw leverancier u nog een pdf stuurt?
In principe mag u de factuur weigeren. Commercieel is dat niet altijd eenvoudig. Volgens de officiële FAQ vraagt u uw leverancier of hij zich in regel gaat stellen: hij is degene die een sanctie riskeert. U behoudt het recht om de btw af te trekken op basis van de factuur die op een andere manier is uitgereikt, pdf of papier; komt ze elektronisch binnen, dan is uw akkoord nodig.
Het geval van de creditnota’s
Een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert, moet in hetzelfde formaat worden uitgereikt, via Peppol. Was de oorspronkelijke factuur daarentegen een pdf, bijvoorbeeld een factuur uit 2025, dan geldt er geen formaatvereiste: volgens de FAQ blijft een pdf-creditnota in 2026 mogelijk, als de klant ze aanvaardt.
Wat u moet bewaren
De bewaarregels zijn niet veranderd. De bestemmeling bewaart de gestructureerde elektronische factuur gedurende de volledige wettelijke termijn, en de leesbaarheid ervan moet gewaarborgd blijven. In de praktijk komt er een pdf of een weergavetool bij, nuttig bij een controle of voor een rechtbank, een bank of een verzekeraar. Is de leesbare versie een pdf, dan mag de inhoud ervan niet afwijken van de gestructureerde factuur.
Kort samengevat: in Belgische B2B is de pdf geen factuur meer, behalve via de terugvalregel. Kijk met onze test hoe ver u staat, en lees wat er in 2026 verandert.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur aan een Belgische onderneming nog geldig?
Nee, sinds 1 januari 2026, behalve als de klant om technische redenen geen gestructureerde factuur kan ontvangen (terugvalregel). In alle andere gevallen is alleen de gestructureerde factuur via Peppol conform.
Mag ik een particulier nog een pdf-factuur sturen?
Ja. Facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting. Een elektronische verzending vereist het akkoord van de klant; papier blijft toegelaten.
Mijn klant eist een pdf naast de Peppol-factuur: moet ik die sturen?
Nee. Volgens de FOD Financiën mag de klant uw factuur niet weigeren omdat er geen pdf bij zit. U mag er uit beleefdheid een sturen, zonder juridische waarde.
Wat riskeert mijn klant als hij mijn Peppol-facturen niet kan ontvangen?
Een boete voor het ontbreken van technische middelen, van 1.500 tot 5.000 euro naargelang van de herhaling, en een risico voor zijn recht op aftrek van btw.
Bronnen
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Voor wie wordt e-facturatie verplicht? (samenvattende tabel) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: algemene vragen over de B2B-verplichting (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: specifieke vragen (creditnota’s, recht op aftrek, sancties) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — E-facturering: btw-maatregelen vanaf 1 januari 2026 (19/12/2025) (einvoice.belgium.be)
- Belgisch Staatsblad — Wet van 10 februari 2026 houdende diverse bepalingen inzake btw (art. 4) (ejustice.just.fgov.be)
- Belgisch Staatsblad — Koninklijk besluit van 8 juli 2025 (boetes bij gebrek aan technische middelen) (ejustice.just.fgov.be)
Dit artikel vat de officiële teksten samen om u te helpen zich te organiseren. Het vervangt geen persoonlijk advies van uw boekhouder.