Die Regel: Zustimmung des Empfängers
§ 11 Abs. 2 UStG 1994 sagt: „Als Rechnung gilt auch eine elektronische Rechnung, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt.“ Laut Finanzministerium darf die Rechnung per E-Mail, als E-Mail-Anhang, als PDF- oder Textdatei oder zum Download übermittelt werden.
Ohne Zustimmung kann Ihr Kunde eine Papierrechnung verlangen. Halten Sie die Zustimmung deshalb fest, etwa in Ihren Geschäftsbedingungen, in der Auftragsbestätigung oder in einer kurzen E-Mail des Kunden.
Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit
Eine elektronische Rechnung muss die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleisten, bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Nach § 1 E-Rechnung-UStV gilt das unter anderem als erfüllt:
- mit einem innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft;
- mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel;
- bei elektronischem Datenaustausch (EDI) nach der Empfehlung 94/820/EG.
Jede Seite wählt ihre Methode selbst. Für die meisten kleinen Unternehmen genügt der Abgleich von Rechnung, Bestellung und Zahlung.
PDF, ZUGFeRD oder ebInterface?
Zwischen Unternehmen schreibt das Gesetz kein Format vor. Ein PDF genügt; ein PDF mit eingebetteter XML-Datei nach ZUGFeRD (Factur-X, EN 16931) erspart Ihrem Kunden zusätzlich das Abtippen.
Zwei Darstellungen, eine Rechnung. Wird eine Rechnung in mehreren Formaten ausgestellt, etwa als PDF und als XML-Datei, verlangt das Finanzministerium einen Hinweis darauf in der Rechnung, damit keine Steuerschuld kraft Rechnungslegung entsteht.
Die Ausnahme: Rechnungen an den Bund
Wer Dienststellen des Bundes beliefert, muss seit 2014 eine strukturierte e-Rechnung über ein Portal des Finanzministeriums einbringen (§ 5 IKT-Konsolidierungsgesetz). PDF-Rechnungen, auch signierte, werden dort nicht angenommen. Angenommen werden ebInterface und UBL 2.1 im Peppol-Format, per Webformular, Upload, Webservice oder Peppol. Details im Leitfaden zur E-Rechnung.
Was sich ändern kann
Die EU-Richtlinie ViDA (2025/516) macht die strukturierte E-Rechnung nach der europäischen Norm ab dem 1. Juli 2030 für innergemeinschaftliche Umsätze zum Standard. Die Mitgliedstaaten dürfen sie schon jetzt auch im Inland ohne Zustimmung des Empfängers vorschreiben. Österreich hat bis heute (19. Oktober 2026) keine solche Pflicht angekündigt.
Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, ob Papier oder PDF, lesen Sie in Rechnung in Österreich: alle Pflichtangaben.
Häufige Fragen
Muss ich ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
In Österreich nicht: Anders als in Deutschland gibt es keine angekündigte E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen (Stand: 19. Oktober 2026). Pflicht ist die e-Rechnung nur gegenüber dem Bund.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Nein. Eine elektronische Rechnung gilt nur mit Ihrer Zustimmung als Rechnung; Sie können eine Papierrechnung verlangen.
Reicht ein PDF ohne Signatur?
Ja, wenn Ihr Kunde zustimmt und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind, zum Beispiel durch ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren (§ 1 E-Rechnung-UStV).
Nimmt der Bund PDF-Rechnungen an?
Nein. Dienststellen des Bundes nehmen nur strukturierte e-Rechnungen über e-Rechnung.gv.at an, etwa im Format ebInterface oder UBL.
Quellen
- RIS — § 11 UStG 1994 (Ausstellung von Rechnungen) (ris.bka.gv.at)
- RIS — § 1 E-Rechnung-UStV (ris.bka.gv.at)
- Bundesministerium für Finanzen — Elektronische Rechnung (Stand: 1. Jänner 2026) (bmf.gv.at)
- RIS — § 5 IKT-Konsolidierungsgesetz (e-Rechnung an den Bund) (ris.bka.gv.at)
- e-Rechnung.gv.at — FAQs für Bund (erechnung.gv.at)
- EUR-Lex — Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates vom 11. März 2025 (ViDA) (eur-lex.europa.eu)
Dieser Artikel fasst die amtlichen Texte zusammen, damit Sie sich besser organisieren können. Er ersetzt keine individuelle Beratung durch Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.