De verplichte vermeldingen van artikel 35a
Of u nu op papier, als pdf of als e-factuur factureert: de inhoud van een factuur staat in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB). De belangrijkste vermeldingen:
| Vermelding | Wat het betekent |
|---|---|
| Factuurdatum | De datum waarop u de factuur uitreikt. |
| Factuurnummer | Een opeenvolgend nummer, met één of meer reeksen, dat de factuur uniek maakt. |
| Uw btw-id | Uw btw-identificatienummer: NL, 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers. |
| Btw-id van de klant | Alleen als uw klant de btw verschuldigd is, bijvoorbeeld bij verlegging. |
| Namen en adressen | De volledige naam en het volledige adres van u en van uw klant. |
| Omschrijving | De hoeveelheid en de aard van de goederen, of de aard van de diensten. |
| Leverdatum | De datum van de levering of de dienst, als die afwijkt van de factuurdatum. |
| Bedragen | De maatstaf van heffing per tarief, de eenheidsprijs exclusief btw en eventuele kortingen. |
| Tarief en btw | Het toegepaste tarief en het btw-bedrag. |
Daarnaast gelden bijzondere vermeldingen: bij een vrijstelling een aanduiding daarvan, bij verlegging de woorden ‘btw verlegd’, en ‘factuur uitgereikt door afnemer’ als uw klant de factuur namens u opmaakt. Voor nieuwe vervoermiddelen, reisbureaus, margeregelingen en fiscale vertegenwoordigers gelden nog eigen vermeldingen.
KvK-nummer en btw-id: welk nummer waar?
Naast de btw-regels geldt de Handelsregisterwet 2007. Artikel 27 vraagt dat op alle uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen, behalve reclame, staat onder welk nummer uw bedrijf in het handelsregister is ingeschreven. Dat is het KvK-nummer, van 8 cijfers. Het vestigingsnummer, van 12 cijfers, is daarvoor niet vereist.
- Btw-id: het nummer voor uw klanten en voor de factuur. Bij een eenmanszaak: NL, 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers; bij andere rechtsvormen: NL, het RSIN, B en 2 cijfers.
- Omzetbelastingnummer: bedoeld voor het contact met de Belastingdienst. Het hoort niet op uw facturen.
- KvK-nummer: verplicht op elke factuur, naast het btw-id.
Gebruik op de factuur altijd het btw-id en het KvK-nummer. Het omzetbelastingnummer is alleen voor de Belastingdienst.
Termijn, vereenvoudigde factuur en creditfactuur
U reikt de factuur uit uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin u de goederen hebt geleverd of de dienst hebt verricht (artikel 34g). Een periodieke factuur mag één kalendermaand beslaan, niet meer.
- Vereenvoudigde factuur (artikel 34d): toegestaan bij een factuurbedrag van maximaal € 100, bij een document dat een eerdere factuur wijzigt, en voor een ondernemer in de KOR. Niet toegestaan als uw klant de btw verschuldigd is en u niet gevestigd bent in het land waar de btw verschuldigd is.
- Creditfactuur (artikel 34f): elk document dat een factuur wijzigt en er specifiek en ondubbelzinnig naar verwijst, geldt als factuur. Vermeld dus altijd het nummer van de oorspronkelijke factuur.
- Factuur door een derde: een factuur mag in uw naam en voor uw rekening door een derde worden uitgereikt (artikel 34c), bijvoorbeeld door uw facturatiesoftware.
Btw-tarieven en ‘btw verlegd’
De Wet OB kent in 2026 drie tarieven: 21% (algemeen), 9% (tabel I) en 0% (tabel II, onder meer export en intracommunautaire leveringen). Twee aandachtspunten voor dit jaar:
- Logies valt sinds 1 januari 2026 onder 21% in plaats van 9%. Een apart verkocht ontbijt en toegang tot het zwembad blijven 9%, volgens de Belastingdienst.
- Cultuur, sport en media blijven in 2026 onder 9%: sport, musea, concerten, theater, bioscoop, boeken en kranten.
Wordt de btw naar uw klant verlegd, dan zet u ‘btw verlegd’ op de factuur, samen met het btw-id van de klant. Bent u niet gevestigd in het land van heffing en is uw klant de btw verschuldigd, dan mogen het tarief en het btw-bedrag ontbreken (artikel 35a lid 3).
Factureren in de kleineondernemersregeling
Met de kleineondernemersregeling (KOR, artikel 25a Wet OB) berekent u geen btw als uw jaaromzet in Nederland niet hoger is dan € 20.000. De wet is streng over de factuur: u mag op geen enkele wijze melding maken van omzetbelasting (lid 4). U mag wel een vereenvoudigde factuur uitreiken.
Een vaste tekst schrijft de wet niet voor. Formuleringen die u online ziet, komen vaak uit België en gelden niet in Nederland. Artikel 35a vraagt bij een vrijstelling wel ‘enige aanduiding’; hoe dat samengaat met het verbod om btw te vermelden, staat niet duidelijk in de officiële teksten die wij lazen. Laat uw boekhouder of de Belastingdienst bevestigen wat u het best vermeldt.
In de KOR: geen btw-regels, geen btw-bedrag en geen btw-tarief op de factuur. Uw KvK-nummer blijft wel verplicht.
Pdf, taal, munt en bewaren
- Pdf per e-mail: elektronisch factureren mag als uw klant ermee akkoord gaat (artikel 35b). Leg dat akkoord vast, bijvoorbeeld in uw algemene voorwaarden.
- Taal: vrij. De inspecteur kan wel een vertaling in het Nederlands eisen (artikel 35a lid 5).
- Munt: u mag in elke munt factureren, maar het btw-bedrag moet in euro staan (artikel 35a lid 4).
- Bewaren: zeven jaar (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen); voor onroerende zaken langer.
Een overzicht van wat er nu geldt voor elektronische facturen, en van de plannen voor 2030, staat in onze gids over e-facturatie. Wordt uw factuur niet op tijd betaald, lees dan ons artikel over de wettelijke handelsrente.
Veelgestelde vragen
Moet mijn KvK-nummer op elke factuur staan?
Ja. Artikel 27 van de Handelsregisterwet 2007 vraagt het KvK-nummer op alle uitgaande brieven, orders, facturen en offertes, behalve reclame. Het vestigingsnummer hoeft er niet op.
Zet ik mijn btw-id of mijn omzetbelastingnummer op de factuur?
Uw btw-id (NL, 9 cijfers, B en 2 cijfers). Het omzetbelastingnummer is alleen voor het contact met de Belastingdienst en hoort niet op facturen.
Wanneer mag ik een vereenvoudigde factuur gebruiken?
Bij een factuurbedrag tot € 100, bij een document dat een eerdere factuur wijzigt en als u in de kleineondernemersregeling zit (artikel 34d Wet OB).
Welke tekst zet ik op mijn factuur als ik in de KOR zit?
De wet schrijft geen vaste tekst voor en verbiedt elke vermelding van btw. Of en hoe u de vrijstelling aanduidt, laat u het best bevestigen door uw boekhouder of de Belastingdienst.
Is een pdf per e-mail een geldige factuur?
Ja, als uw klant akkoord gaat met elektronische facturen (artikel 35b Wet OB). Factureert u aan de Rijksoverheid, dan is een pdf geen e-factuur.
Bronnen
- Overheid.nl — Wet op de omzetbelasting 1968 (art. 25a, 34c–35b; geldend vanaf 01-01-2026) (wetten.overheid.nl)
- Overheid.nl — Handelsregisterwet 2007, art. 27 (wetten.overheid.nl)
- Ondernemersplein (Belastingdienst) — Nummers voor de btw (ondernemersplein.overheid.nl)
- KVK Developer Portal — Zoeken API (KvK-nummer en vestigingsnummer) (developers.kvk.nl)
- Belastingdienst — Facturen maken (belastingdienst.nl)
- Belastingdienst — Btw-tarief voor logies vanaf 1 januari 2026 (belastingdienst.nl)
- Overheid.nl — Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52 (wetten.overheid.nl)
Dit artikel vat de officiële teksten samen om u te helpen zich te organiseren. Het vervangt geen persoonlijk advies van uw boekhouder.