Los datos obligatorios de una factura completa
El artículo 6.1 del Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, enumera lo que debe aparecer en toda factura y en sus copias. Puedes añadir más información, pero no omitir esta:
| Dato | Qué exige el reglamento |
|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Numeración correlativa dentro de cada serie. Las rectificativas van siempre en serie propia |
| Fecha de expedición | Y la fecha de la operación (o del cobro anticipado) si es distinta |
| Nombre y apellidos o razón social | Completos, del emisor y del destinatario |
| NIF del emisor | El atribuido por la Administración española o de otro Estado de la UE |
| NIF del destinatario | Obligatorio, entre otros casos, si el cliente es el sujeto pasivo o si la operación se localiza en España y el emisor está establecido aquí |
| Domicilio | Del emisor y del destinatario |
| Descripción de las operaciones | Con lo necesario para calcular la base imponible: precio unitario sin IVA y descuentos no incluidos en él |
| Tipo o tipos de IVA | El aplicado a cada operación |
| Cuota de IVA | Consignada por separado |
En la práctica, el NIF del cliente aparece casi siempre: cuando vendes a una empresa española desde España, entra en el tercer supuesto del artículo 6.1.d). Si en la misma factura conviven operaciones a tipos distintos, exentas y gravadas, o con y sin inversión del sujeto pasivo, la base de cada una se especifica por separado (artículo 6.2).
Menciones especiales según la operación
Algunas operaciones exigen una frase concreta en la factura (artículo 6.1, letras j a p):
- Operación exenta: referencia al artículo de la Ley del IVA o de la Directiva 2006/112/CE que la exime, o indicación de que está exenta.
- Inversión del sujeto pasivo: la mención «inversión del sujeto pasivo». Es el caso típico de la construcción, que explicamos en facturación en construcción.
- Autofacturación por el cliente o un tercero: «facturación por el destinatario».
- Regímenes especiales: «régimen especial de las agencias de viajes», «régimen especial de los bienes usados» (o de objetos de arte, antigüedades y objetos de colección) y «régimen especial del criterio de caja».
- Medios de transporte nuevos enviados a otro Estado miembro: características, fecha de primera puesta en servicio y distancias u horas recorridas.
Desde el Real Decreto 1007/2023, las facturas emitidas con un sistema informático sujeto a VERI*FACTU deberán llevar además un código QR y, en la modalidad verificable, la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU» (artículo 6.5). Lo contamos en VERI*FACTU: qué es y cuándo es obligatorio.
¿Y la retención de IRPF? El artículo 6 no la incluye entre los datos obligatorios, pero si tu cliente debe retenerte, lo habitual es reflejarla para que el total a pagar cuadre. Lo vemos en facturación para autónomos.
La factura simplificada (artículos 4 y 7)
Sustituye a los antiguos tiques. Puedes expedirla cuando el importe no supere 400 euros, IVA incluido, cuando expidas una factura rectificativa, o hasta 3.000 euros en ciertas actividades: ventas al por menor, ventas o servicios a domicilio del consumidor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquería, tintorería, aparcamientos, entre otras de la lista del artículo 4.2. No cabe, por ejemplo, para entregas intracomunitarias exentas.
Su contenido mínimo es más ligero: número y serie, fecha de expedición (y de la operación si difiere), NIF y nombre del emisor, tipo de bienes o servicios, tipo de IVA (opcionalmente «IVA incluido») y contraprestación total. Pero si el cliente es empresario o profesional y lo exige, debes añadir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA por separado. Es la llamada simplificada cualificada, que además sí entrará en la factura electrónica obligatoria entre empresas.
Si en un mismo año expides facturas completas y simplificadas, cada tipo va en su propia serie.
Cuándo expedirla, en qué idioma y cuánto guardarla
- Plazo de expedición (artículo 11): en el momento de la operación. Si el cliente es empresario o profesional que actúa como tal, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA.
- Factura recapitulativa (artículo 13): puedes agrupar en una sola factura las operaciones de un mes natural con el mismo cliente; si es empresario, expídela antes del día 16 del mes siguiente.
- Moneda e idioma (artículo 12): cualquier moneda, pero la cuota de IVA en euros; cualquier lengua, aunque la Administración puede pedir una traducción.
- Conservación (artículo 19): facturas recibidas y copias de las emitidas, durante el plazo de la Ley General Tributaria, cuyo artículo 66 fija la prescripción en cuatro años.
- Un solo original (artículo 14): los duplicados solo caben si hay varios destinatarios o si se pierde el original, con la palabra «duplicado».
Si te equivocas: la factura rectificativa
Si a una factura le falta un dato obligatorio, o el IVA se calculó mal, o se produce una causa de modificación de la base (descuentos, devoluciones, impagos), hay que expedir una factura rectificativa (artículo 15): en serie específica, con los datos de la factura que rectifica, tan pronto como conozcas el error y siempre que no hayan pasado cuatro años desde el devengo. No se tacha ni se reemite la factura original con el mismo número.
Una factura incompleta no es un detalle: el artículo 6.4 recuerda que, a efectos del derecho a deducir el IVA, solo tiene la consideración de factura la que contiene todos estos datos. Tu cliente puede pedirte que la corrijas antes de pagar, y con razón.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio poner el NIF del cliente en la factura?
En la factura completa, en la gran mayoría de casos sí: el artículo 6.1.d) del Reglamento de facturación lo exige, entre otros supuestos, cuando la operación se entiende realizada en España y el emisor está establecido aquí, o cuando el cliente es el sujeto pasivo. En la simplificada, solo si el cliente empresario lo exige.
¿Hasta qué importe puedo hacer una factura simplificada?
Hasta 400 euros con IVA en general, y hasta 3.000 euros con IVA en las actividades del artículo 4.2 del Reglamento de facturación, como el comercio minorista, la hostelería o el transporte de personas.
¿Qué plazo tengo para emitir la factura a una empresa?
Antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA de la operación, según el artículo 11 del Reglamento de facturación. Si el cliente es un particular, en el momento de la operación.
¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
Durante el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria, que su artículo 66 fija en cuatro años. Otras normas, como la mercantil, pueden exigir plazos distintos para la documentación contable.
¿Puedo corregir una factura ya enviada?
No se modifica la original: se expide una factura rectificativa, en serie propia, que identifica la factura rectificada y lo que cambia, dentro de los cuatro años siguientes al devengo.
Fuentes
- BOE — Real Decreto 1619/2012, Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (texto consolidado) (boe.es)
- BOE — Ley 58/2003, General Tributaria (art. 66, prescripción) (boe.es)
- BOE — Real Decreto 238/2026 (art. 4: facturas simplificadas y factura electrónica obligatoria) (boe.es)
- Agencia Tributaria — SIF y VERI*FACTU: cuestiones generales (código QR) (sede.agenciatributaria.gob.es)
Este artículo resume los textos oficiales para ayudarle a organizarse. No sustituye el asesoramiento personalizado de su gestor o asesor fiscal.