Primero, qué es una factura «estructurada»
Un PDF es una imagen de la factura: lo lee una persona. Una factura electrónica estructurada es un fichero de datos (normalmente XML) en el que cada dato tiene su etiqueta: NIF del emisor, base imponible, tipo de IVA, fecha de vencimiento. El programa de tu cliente la puede contabilizar sin teclear nada.
El artículo 7.1 del Real Decreto 238/2026 lo dice así: la factura electrónica deberá ser un mensaje informático de carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN 16931 del Comité Europeo de Normalización, bajo una de las sintaxis admitidas. Un PDF enviado por correo, por tanto, no cumple la obligación entre empresas cuando esta te resulte aplicable.
EN 16931: el «qué», no el «cómo»
La EN 16931 es la norma europea que define qué información contiene una factura y qué significa cada dato: el modelo semántico. La Decisión de Ejecución (UE) 2017/1870, adoptada conforme a la Directiva 2014/55/UE, publicó su referencia y la lista de sintaxis compatibles, que son las que cita el real decreto.
Piensa en ella como el diccionario común. Las sintaxis son las distintas formas de escribir ese diccionario en un fichero. Para una pyme, la consecuencia práctica es sencilla: si tu programa genera facturas conformes a la EN 16931 en una sintaxis admitida, cualquier plataforma del sistema español debe poder entenderlas.
Las cuatro sintaxis admitidas
| Sintaxis | Origen | Dónde la verás |
|---|---|---|
| UBL | Universal Business Language, estándar internacional; la versión de la Decisión (UE) 2017/1870 | Es la de la solución pública de la Agencia Tributaria y la de los mensajes Peppol BIS |
| CII | CEFACT de Naciones Unidas; la versión de la Decisión (UE) 2017/1870 | La otra sintaxis europea de referencia |
| EDIFACT | Mensaje de factura EDIFACT | Sectores que ya intercambian documentos por EDI |
| Facturae | Formato español | Facturas a las Administraciones públicas (FACe) desde hace años |
El preámbulo del real decreto explica la elección: UBL y CII son las sintaxis europeas; Facturae se incluye por su amplio uso en España en la facturación a las Administraciones públicas, y EDIFACT por su penetración en muchos sectores.
¿Y si mi cliente usa otro formato? No es tu problema técnico. El artículo 7.2 obliga a las plataformas privadas a transformar el mensaje entre todos los formatos admitidos, preservando la autenticidad y la integridad. Si emisor y receptor usan plataformas distintas y no han acordado otra cosa, se aplican la sintaxis y especificaciones de la solución pública.
Facturae, el veterano
Facturae es el formato XML español, mantenido en el portal oficial facturae.gob.es. Su versión vigente es la 3.2.2, que añadió, entre otros, campos para documentar cesiones de factoring, identificar mejor la factura rectificada y describir la factura.
Si vendes a la Administración, probablemente ya lo conoces: la Ley 25/2013 obliga a sociedades anónimas, limitadas y otras entidades a presentar sus facturas electrónicas a través del punto general de entrada que corresponda, con formato estructurado y firma electrónica avanzada. Las Administraciones pueden excluir de esta obligación las facturas de hasta 5.000 euros. Los autónomos personas físicas no están en esa lista obligatoria, aunque pueden usarla.
Peppol: la red, no el formato
Peppol es una red de intercambio de documentos electrónicos entre empresas, con sus propias especificaciones de factura, Peppol BIS, que usan la sintaxis UBL y siguen la EN 16931.
El Real Decreto 238/2026 no crea una red Peppol obligatoria, pero su preámbulo aclara que, en el ámbito de las plataformas privadas, los mensajes Peppol BIS se consideran igualmente válidos. Además, las plataformas deben usar protocolos de transmisión seguros AS2 o AS4 (artículo 13).
Firma, copia a Hacienda y qué preguntar a tu proveedor
Dos reglas técnicas que conviene conocer: las facturas emitidas por plataformas privadas deben ir firmadas con firma electrónica avanzada, del emisor o delegada (artículo 7.3), y cuando no emites desde la solución pública, tu plataforma envía a esta una copia fiel en UBL de cada factura (artículo 6.2). Cada factura lleva un código único que incluye el NIF del emisor, el número y la serie y la fecha de expedición (artículo 7.5).
- ¿Genera facturas conformes a la EN 16931 en alguna de las cuatro sintaxis?
- ¿Se conecta a la solución pública y, si es privada, a otras plataformas?
- ¿Firma las facturas y envía la copia en UBL?
- ¿Recibe y transmite los estados de la factura (aceptada, rechazada, pagada)?
Para el calendario completo, vuelve a la factura electrónica obligatoria en España.
Preguntas frecuentes
¿Qué formato de factura electrónica es obligatorio en España?
Ninguno en exclusiva. El Real Decreto 238/2026 exige un mensaje estructurado conforme al modelo EN 16931 en una de estas sintaxis: UBL, CII, EDIFACT o Facturae. La solución pública de la Agencia Tributaria utiliza UBL.
¿Facturae sirve para facturar a empresas?
Sí. Facturae es una de las cuatro sintaxis admitidas para la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, además de ser el formato utilizado con las Administraciones públicas.
¿Peppol es obligatorio?
No. Peppol es una red de intercambio. El Real Decreto 238/2026 considera válidos los mensajes Peppol BIS entre plataformas privadas porque emplean UBL y se ajustan a la EN 16931, pero no obliga a usar esa red.
¿Un PDF con firma digital es una factura electrónica válida para la obligación entre empresas?
No. La factura electrónica obligatoria debe ser un mensaje estructurado en una de las sintaxis admitidas. Un PDF, aunque esté firmado, no lo es.
Fuentes
- BOE — Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (art. 7: interoperabilidad de formatos; preámbulo sobre Peppol BIS) (boe.es)
- Facturae.gob.es — Últimas versiones del formato Facturae (3.2.2) (facturae.gob.es)
- BOE — Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica en el Sector Público (arts. 4 y 5) (boe.es)
- EUR-Lex — Decisión de Ejecución (UE) 2017/1870 (referencia de la EN 16931 y lista de sintaxis) (eur-lex.europa.eu)
- BOE — Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (arts. 9 y 10) (boe.es)
Este artículo resume los textos oficiales para ayudarle a organizarse. No sustituye el asesoramiento personalizado de su gestor o asesor fiscal.