La respuesta corta
Depende de dos fechas (la tuya, según tu tamaño) y de quién es tu cliente:
| Tu cliente | Hasta tu fecha de obligación | Después |
|---|---|---|
| Empresario o profesional con sede en España | PDF válido, con su consentimiento | Factura electrónica estructurada (UBL, CII, EDIFACT o Facturae) |
| Particular | PDF o papel | PDF o papel |
| Empresa establecida fuera de España | PDF o papel | PDF o papel: fuera del Real Decreto 238/2026 |
| Administración pública | Factura electrónica por el punto general de entrada si eres sociedad | Igual |
Tu fecha de obligación es el 6 de octubre de 2027 si tu volumen de operaciones superó 8 millones de euros el año anterior, y el 6 de octubre de 2028 en los demás casos. El detalle está en el calendario de la factura electrónica obligatoria.
Hoy: el PDF es una factura válida
El Reglamento de facturación permite expedir facturas por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, siempre que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad desde su expedición y durante todo el periodo de conservación (artículo 8).
Para que un PDF cuente como factura electrónica a efectos del reglamento hace falta, además, que el destinatario haya dado su consentimiento (artículo 9.2). La autenticidad y la integridad pueden garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, en particular con los controles de gestión usuales de tu actividad, siempre que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la operación (artículo 8.3); también con firma electrónica avanzada o EDI (artículo 10).
Un matiz que ya está aquí. Si tu programa de facturación entra en el ámbito de VERI*FACTU, tus facturas en PDF tendrán que llevar el código QR cuando te llegue la fecha. Las fechas vigentes en el BOE son 2027 y Hacienda ha anunciado su aplazamiento a octubre de 2028: lo explicamos en VERI*FACTU.
Entre empresas españolas: el PDF deja de bastar
A partir de tu fecha, el nuevo artículo 8 bis del Reglamento de facturación hace obligatoria la factura electrónica cuando el destinatario es un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. Y no cualquier factura electrónica: debe ser un mensaje estructurado conforme a la EN 16931 en una de las sintaxis admitidas (artículo 7 del Real Decreto 238/2026). Un PDF, aunque vaya firmado, no lo es.
Para estas facturas obligatorias ya no hace falta el consentimiento del cliente: el artículo 9.2 lo exceptúa expresamente. Tu cliente tampoco puede imponerte una plataforma concreta (artículo 2 bis.3 bis de la Ley 56/2007), y tiene derecho a pedir copia de las facturas durante cuatro años sin costes adicionales.
El PDF de acompañamiento de las empresas grandes
La disposición transitoria segunda del Real Decreto 238/2026 prevé un periodo de convivencia. Durante los doce meses siguientes a su fecha de obligación, las empresas y profesionales de más de 8 millones de euros deberán acompañar cada factura electrónica de un documento en PDF que asegure su legibilidad, salvo que el destinatario acepte voluntaria y expresamente recibirla solo en su formato original.
Ese PDF se envía por cualquier medio y nunca a la solución pública: es una ayuda para el receptor, no la factura. Para una pyme que todavía no está obligada, significa que a partir del 6 de octubre de 2027 empezará a recibir de sus proveedores grandes la factura electrónica y, durante un año, también su PDF.
Lo que se queda como está
- Particulares: la obligación es solo entre empresarios y profesionales. A un consumidor le puedes seguir entregando la factura en papel o en PDF. Las empresas que prestan al público servicios de especial trascendencia económica (artículo 2 de la Ley 56/2007) deben además emitir factura electrónica a los particulares que la acepten o la pidan.
- Clientes en el extranjero: el artículo 3 del Real Decreto 238/2026 exige que el destinatario tenga en España su sede, establecimiento permanente o domicilio. Fuera de ese caso, la forma de la factura sigue siendo libre según el reglamento, salvo que el país del cliente imponga otra cosa.
- Facturas simplificadas: exceptuadas (artículo 4), salvo las cualificadas, en las que el cliente empresario pide su NIF, su domicilio y la cuota de IVA.
- Administraciones públicas: nada nuevo. Las sociedades ya deben facturar en electrónico a través del punto general de entrada (Ley 25/2013).
Qué hacer mientras tanto
- Sigue con tus PDF, pero guarda la aceptación de tus clientes a recibirlos por correo.
- Calcula tu fecha: 2027 o 2028.
- Clasifica a tus clientes: empresas españolas, particulares, extranjeros. Solo el primer grupo cambia.
- Cuando elijas programa, comprueba que genera los formatos admitidos y que conserva también el PDF para quien lo necesite: lo vemos en formatos de factura electrónica.
Preguntas frecuentes
¿Es legal enviar facturas en PDF por correo electrónico?
Sí, siempre que el destinatario consienta recibirlas en formato electrónico y se garanticen la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura, según los artículos 8 y 9 del Reglamento de facturación.
¿Cuándo dejará de valer el PDF con mis clientes empresas?
Para las facturas a empresarios y profesionales establecidos en España, el 6 de octubre de 2027 si tu volumen de operaciones superó 8 millones de euros, y el 6 de octubre de 2028 en los demás casos.
¿Podré seguir enviando PDF a clientes particulares?
Sí. El Real Decreto 238/2026 solo regula la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
¿Y a un cliente de Francia o Alemania?
La norma española solo obliga cuando el destinatario tiene en España su sede, un establecimiento permanente o su domicilio. Para un cliente establecido fuera, el PDF sigue siendo posible según la norma española, aunque su país puede tener reglas propias para las facturas que recibe.
¿Por qué un proveedor me envía la factura electrónica y además un PDF?
Porque las empresas de más de 8 millones deben acompañar sus facturas electrónicas de un PDF durante sus primeros doce meses de obligación, salvo que el cliente acepte expresamente recibirlas solo en formato original.
Fuentes
- BOE — Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (arts. 8, 8 bis, 9 y 10, redacción vigente) (boe.es)
- BOE — Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (arts. 3, 4, 7 y disposición transitoria segunda) (boe.es)
- Agencia Tributaria — Factura electrónica (SPFE): calendario de implantación (sede.agenciatributaria.gob.es)
- BOE — Ley 56/2007 (art. 2 bis: factura electrónica en el sector privado) (boe.es)
- BOE — Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica en el Sector Público (boe.es)
Este artículo resume los textos oficiales para ayudarle a organizarse. No sustituye el asesoramiento personalizado de su gestor o asesor fiscal.