Wim, zijn Excel-bestand en het einde van de schoendoos
Maak kennis met Wim, een schrijnwerker die we voor de gelegenheid verzonnen hebben. Zijn facturen maakte hij jarenlang in Excel: één tabblad per klant, een formule voor de btw, exporteren naar pdf, mailen, klaar. Op het einde van het kwartaal ging alles in een schoendoos naar de boekhouder.
Sinds 1 januari 2026 is dat voorbij, toch voor zijn facturen aan andere bedrijven. Die moeten nu als gestructureerd bestand over het Peppol-netwerk. Zijn Excel doet het nog prima voor de keukenklant thuis, maar voor de aannemer die hem een kast liet maken heeft Wim een Peppol-aansluiting nodig. Dus een leverancier. Dus een abonnement.
Laten we eerlijk zijn: dit is regeldruk, en u heeft er niet om gevraagd. U moet een gratis werkwijze die u kende inruilen voor een betalende dienst, met een nieuw acroniem erbovenop. Dat begrijpen we. We proberen het vervolg gewoon goedkoper en minder vervelend te maken.
Wat de wet zegt, zonder jargon
De wet van 6 februari 2024 en het koninklijk besluit van 8 juli 2025 verplichten voor facturen uitgereikt vanaf 1 januari 2026 een gestructureerde elektronische factuur tussen een in België gevestigde btw-plichtige leverancier en een btw-plichtige klant die in België voor btw is geïdentificeerd. Het formaat is Peppol BIS, het kanaal het Peppol-netwerk, tenzij beide partijen een ander formaat afspreken dat de Europese norm EN 16931 volgt.
| Wie | Gestructureerd versturen? | Ontvangen? |
|---|---|---|
| Onderneming met een actief btw-nummer | Ja | Ja |
| Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen (omzet tot 25.000 euro) | Ja, in principe | Ja |
| Enkel vrijgestelde handelingen volgens artikel 44 (bijvoorbeeld artsen) | Nee | Nee |
| Factuur aan een particulier | Nee: pdf of papier blijft mogelijk | — |
De algemene tolerantie eindigde op 31 maart 2026. Wie niet over de middelen beschikt om gestructureerde facturen te versturen en te ontvangen, riskeert 1.500 euro de eerste keer, 3.000 euro de tweede en 5.000 euro daarna. Uw klant kan bovendien zijn recht op btw-aftrek verliezen als hij geen gestructureerde factuur kreeg terwijl die verplicht was. Meer uitleg in e-facturatie verplicht in België: wat verandert er in 2026?.
Volgende stap: e-reporting, beoogd voor 1 januari 2028. Voorlopig is dat alleen een voorontwerp, goedgekeurd door de ministerraad op 18 juli 2026, nog geen wet.
Wat ondernemers erover zeggen
Kleine zelfstandigen waren niet enthousiast, en dat mocht gezegd worden. Het NSZ, de organisatie van neutrale zelfstandigen, vatte het samen in Accountancy Van Morgen op 23 februari 2026: de kleine zelfstandige wordt zo een « onbetaalde databeheerder voor de belastingdienst ». Een handelaarster met bijna alleen particuliere klanten zei in hetzelfde artikel: « Zelf kost het mij dus alleen maar geld en tijd. »
Ook UNIZO, dat de verplichting steunt, pleitte voor redelijkheid. Over de boetes schreef de organisatie in een persbericht van 1 april 2026: « dat mag geen automatisme zijn ». Redelijk, en voor wie drie facturen per maand maakt bijzonder geruststellend.
Twee fiscale maatregelen verzachten de rekening. Volgens de FOD Financiën mogen kleine kmo’s en zelfstandigen voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027 abonnementen op facturatiesoftware die met de verplichting samenhangen voor 120 % aftrekken, en de investeringsaftrek voor digitale investeringen is gestegen tot 20 %. Uw boekhouder weet of uw geval daaronder valt.
Wat Le Frac vandaag doet (en wat nog niet)
Eerst wat ontbreekt, want dat is uw eerste vraag: Le Frac verstuurt uw facturen in België nog niet via Peppol. Dat komt binnenkort, maar het is nog niet open. Voor uw facturen aan Belgische bedrijven heeft u vandaag dus een Peppol-toegangspunt nodig; Peppol eenvoudig uitgelegd helpt u kiezen.
Wat Le Frac al doet in België:
- pdf-facturen met de Belgische vermeldingen en de gestructureerde mededeling, geldig voor particulieren en buitenlandse klanten;
- automatische herinneringen per e-mail volgens het Belgische recht, met berekening van de verwijlinterest en de forfaitaire vergoeding, die aan de herinnering worden toegevoegd als u ervoor kiest ze te vorderen (zie mijn klant betaalt niet: wat doen in België);
- betaling per overschrijving met QR-code en SEPA-domiciliëring.
De prijzen, exclusief btw: Essentieel kost 50 euro per jaar per persoon (5 euro per maand), herinneringen per e-mail inbegrepen; Kleine onderneming kost 19 euro per maand of 190 euro per jaar, met 2 personen, aanpasbare herinneringen, sms en betaallink; Kmo kost 59 euro per maand. Boven het inbegrepen volume betaalt u 0,10 euro per extra uitgereikte factuur. Er is geen gratis proefperiode: de eerste periode betaalt u bij de inschrijving. Alles staat op de prijzen van Le Frac, de volledige kalender in onze gids over e-facturatie in België.
Nuttig in afwachting: controleer het btw-nummer van elke zakelijke klant. U heeft het nodig voor de verplichte vermeldingen en om de klant op Peppol terug te vinden. Onze gratis tool om een btw-nummer te controleren doet dat in enkele seconden.
Veelgestelde vragen
Mag ik nog een pdf-factuur uit Word sturen in België?
Aan een particulier of een buitenlandse klant wel. Tussen twee btw-plichtigen die in België gevestigd zijn niet: sinds 1 januari 2026 moet de factuur gestructureerd zijn en via Peppol gaan. Een pdf die u meestuurt heeft geen wettelijke waarde. Kan uw klant technisch niet ontvangen, dan moet u nog altijd een factuur uitreiken, op papier of als pdf.
Welke boetes riskeer ik?
Wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde facturen te versturen en te ontvangen, riskeert 1.500 euro de eerste keer, 3.000 euro de tweede en daarna 5.000 euro. De algemene tolerantie liep af op 31 maart 2026.
Verstuurt Le Frac mijn facturen via Peppol?
In België nog niet: dat komt binnenkort. Vandaag maakt Le Frac pdf-facturen met de Belgische vermeldingen, herinnert het uw klanten en berekent het de verwijlinterest. Voor gestructureerde facturen aan Belgische bedrijven heeft u in afwachting een Peppol-toegangspunt nodig.
Is mijn facturatieabonnement aftrekbaar?
Volgens de FOD Financiën mogen kleine kmo’s en zelfstandigen abonnementen op facturatiesoftware die met de verplichting samenhangen voor 120 % aftrekken, voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027. Vraag uw boekhouder of uw abonnement daaronder valt.
Bronnen
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Voor wie wordt e-facturatie verplicht? (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: algemene vragen over de B2B-verplichting (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — FAQ: specifieke vragen (recht op aftrek, sancties) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering (07/04/2026) (einvoice.belgium.be)
- FOD Financiën (einvoice.belgium.be) — Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturering (einvoice.belgium.be)
- news.belgium.be — Ministerraad van 18 juli 2026: invoering van de verplichting tot elektronische rapportering (news.belgium.be)
- Belgisch Staatsblad — Wet van 6 februari 2024 (gestructureerde elektronische factuur) (ejustice.just.fgov.be)
- Belgisch Staatsblad — Koninklijk besluit van 8 juli 2025 (Peppol-formaat, boetes) (ejustice.just.fgov.be)
- Accountancy Van Morgen — Belgische kleine zelfstandigen kritisch over verplichte e-facturatie (23/02/2026) (accountancyvanmorgen.nl)
- UNIZO — Persbericht over Peppol (01/04/2026) (unizo.be)
Dit artikel vat de officiële teksten samen om u te helpen zich te organiseren. Het vervangt geen persoonlijk advies van uw boekhouder.