Mi cliente no me paga: qué hacer, paso a paso

Antes de nada: comprueba tu factura

Muchos impagos empiezan por una factura que el cliente no puede tramitar: falta el NIF, el número de pedido, el dato del departamento correcto, o el importe no cuadra con el presupuesto. Antes de reclamar, revisa que la factura cumple los requisitos del Reglamento de facturación y que el cliente la ha recibido.

Revisa también el vencimiento. Si no pactasteis nada, la Ley 3/2004 de morosidad fija 30 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio; por pacto se puede ampliar, pero nunca por encima de 60 días naturales (artículo 4). Y desde el día siguiente al vencimiento, la mora es automática: no hace falta avisar ni intimar (artículo 5).

Paso 1: el recordatorio amistoso

La mayoría de facturas se cobran aquí. Un correo breve, el día después del vencimiento, con la factura adjunta, el importe, la fecha de vencimiento y tus datos bancarios. Sin tono de amenaza: muchas veces es un olvido o un problema administrativo del cliente.

• Llama si no hay respuesta en unos días: una conversación resuelve más que tres correos.
• Pregunta si hay algún problema con la factura o con el trabajo. Si lo hay, sabrás qué arreglar; si no, el cliente pierde su excusa.
• Apunta cada contacto: fecha, persona y respuesta. Te servirá más adelante.

Paso 2: el requerimiento fehaciente

Si el recordatorio no funciona, pasa a un requerimiento de pago que deje prueba de su contenido y de su recepción. El burofax con certificación de contenido y acuse de recibo es la vía más común; también cabe el requerimiento notarial.

Este paso tiene tres efectos útiles:

• Interrumpe la prescripción: el artículo 1973 del Código Civil dice que la prescripción se interrumpe por reclamación extrajudicial del acreedor.
• Sirve para la negociación previa que exige la Ley Orgánica 1/2025, si en él invitas al cliente a negociar (ver el paso 3).
• Abre la puerta a recuperar el IVA de una factura incobrable: la Ley del IVA exige haber reclamado judicialmente, por requerimiento notarial o por cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación (artículo 80.Cuatro).

En el texto: identifica la factura, el importe pendiente, los intereses y los 40 euros, un plazo razonable para pagar (por ejemplo, diez días) y una propuesta concreta para hablar o negociar un calendario.

Paso 3: la negociación previa, ahora obligatoria

Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025, de eficiencia del Servicio Público de Justicia, exige con carácter general en el orden civil acudir antes a un medio adecuado de solución de controversias para que se admita la demanda (artículo 5). La ley admite muchas formas: mediación, conciliación, opinión de un experto independiente, una oferta vinculante confidencial o la negociación directa entre las partes o sus abogados.

Lo importante es acreditarlo. Si no ha intervenido un tercero, vale un documento firmado por ambas partes o, en su defecto, cualquier documento que pruebe que la otra parte recibió tu invitación a negociar o tu propuesta, en qué fecha, y que pudo acceder a su contenido íntegro (artículo 10). Un burofax con certificación de contenido encaja bien en este segundo supuesto.

¿Se aplica también al proceso monitorio? La ley no lo excluye expresamente y su aplicación a la petición inicial se ha interpretado de formas distintas. Lo prudente es no arriesgar: deja hecho y documentado el intento de negociación antes de acudir al juzgado.

Paso 4: el proceso monitorio

Es la vía judicial pensada para deudas documentadas. Según el artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, procede para reclamar una deuda dineraria de cualquier importe, líquida, determinada, vencida y exigible, acreditada con documentos como facturas, albaranes de entrega o certificaciones, aunque los hayas creado tú, si son los que habitualmente documentan la relación con ese cliente.

1. Presentas la petición en el Juzgado de Primera Instancia del domicilio del deudor, con la factura y los justificantes. Hay formulario en papel y en sede electrónica, y no necesitas abogado ni procurador para esta petición (artículos 23, 31 y 814).
2. El juzgado requiere al deudor para que, en veinte días, pague o se oponga de forma motivada (artículo 815).
3. Si paga, se archiva. Si no paga ni se opone, se pone fin al monitorio y puedes pedir la ejecución, como si fuera una sentencia (artículo 816).
4. Si se opone, el asunto pasa a juicio: verbal si la cuantía no supera 15.000 euros; si la supera, tienes un mes para presentar demanda (artículos 250.2 y 818).

En el juicio verbal de hasta 2.000 euros tampoco es obligatorio ir con abogado ni procurador; por encima, sí. El monitorio es especialmente eficaz contra clientes que no discuten la deuda pero no pagan.

No dejes pasar el plazo

El artículo 1964 del Código Civil fija en cinco años la prescripción de las acciones personales sin plazo especial, desde que puede exigirse el cumplimiento. Pero el artículo 1967 establece tres años para algunas deudas, entre ellas los honorarios de abogados, peritos y otros profesionales que cita, los servicios de menestrales y jornaleros o el precio de géneros vendidos por comerciantes a quien no es comerciante. Si dudas en qué categoría encaja tu crédito, cuenta con el plazo corto.

Cada reclamación extrajudicial fehaciente y cada reconocimiento de la deuda por el cliente interrumpen la prescripción (artículo 1973): guarda las pruebas.

Y mientras tanto, el IVA

Ya ingresaste el IVA de esa factura. El artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA permite reducir la base imponible si el crédito es incobrable: debe haber pasado un año desde el devengo (seis meses o un año si tu volumen de operaciones no superó 6.010.121,04 euros), constar en tus libros registro, tratarse de un cliente empresario o de una base superior a 50 euros, y haber reclamado judicialmente, por requerimiento notarial o por otro medio fehaciente. La factura rectificativa se emite en los seis meses siguientes a ese plazo y se comunica a la Agencia Tributaria.

Para prevenir el siguiente impago, el seguimiento importa tanto como la reclamación: descubre dónde fallan tus cobros con el test de clientes morosos.

Preguntas frecuentes

Fuentes

1. BOE — Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (texto consolidado) (boe.es)
2. BOE — Ley de Enjuiciamiento Civil, Ley 1/2000 (arts. 23, 31, 250 y 812 a 818) (boe.es)
3. BOE — Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia (arts. 5 y 10) (boe.es)
4. BOE — Código Civil (arts. 1964, 1967 y 1973) (boe.es)
5. BOE — Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (art. 80.Cuatro) (boe.es)

Este artículo resume los textos oficiales para ayudarle a organizarse. No sustituye el asesoramiento personalizado de su gestor o asesor fiscal.