Chi è obbligato
La regola è nell’articolo 1, comma 3, del D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127: per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato si emettono esclusivamente fatture elettroniche trasmesse tramite il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate.
L’Italia è uno dei pochi Paesi europei in cui l’obbligo vale anche verso i consumatori finali (B2C). Il privato ritrova la fattura nella propria area riservata del sito dell’Agenzia; chi emette deve comunque consegnargli una copia, in formato elettronico o cartaceo, salvo rinuncia.
- Fatture verso la pubblica amministrazione: obbligo dal 31 marzo 2015.
- Fatture tra privati (B2B e B2C): obbligo per le fatture emesse dal 1° gennaio 2019.
- Forfettari: obbligo dal 1° luglio 2022 per chi aveva ricavi o compensi superiori a 25.000 euro nell’anno precedente, dal 1° gennaio 2024 per tutti gli altri (D.L. 36/2022, art. 18). Ne parliamo in forfettari e fattura elettronica.
Restano fuori dallo SdI alcune fatture sanitarie verso i privati: i soggetti che inviano i dati al Sistema Tessera Sanitaria non possono emettere tramite SdI le fatture relative a quelle prestazioni.
La legge consente di farsi aiutare: l’emissione può essere affidata a un intermediario, «per accordo tra le parti», ma la responsabilità della fattura resta di chi la emette.
Una fattura fuori dallo SdI non esiste
Il sistema italiano è di tipo «clearance»: l’amministrazione vede ogni fattura nel momento in cui passa dallo SdI. Una fattura tra soggetti italiani inviata solo in PDF o su carta non vale come fattura. Il nuovo Testo unico IVA, all’articolo 77, comma 10, lo dice in modo esplicito: la fattura emessa con modalità diverse dallo SdI «si intende non emessa».
Il PDF resta utile come copia di cortesia per il cliente, ma l’originale fiscale è il file XML accettato dal Sistema di Interscambio.
Il formato FatturaPA e i canali di invio
La fattura è un file XML nel formato FatturaPA, schema 1.2.3: non è il formato europeo EN 16931 usato in altri Paesi. Le regole di controllo dello SdI sono nelle specifiche tecniche dell’Agenzia; la versione 1.9.1, pubblicata il 31 marzo 2026, è utilizzabile dal 15 maggio 2026.
Per trasmettere la fattura ci sono più strade:
| Canale | Per chi |
|---|---|
| Portale «Fatture e Corrispettivi», procedura web e app FatturAE dell’Agenzia (gratuiti) | Piccoli volumi, con accesso SPID, CIE o CNS |
| PEC, con il file in allegato all’indirizzo dello SdI | Piccoli volumi |
| SDICoop (servizio web) e SDIFTP (trasferimento di file) | Software e intermediari accreditati, grandi volumi |
Secondo la guida dell’Agenzia, l’elaborazione richiede da pochi minuti fino a un massimo di 5 giorni nei momenti di picco.
Le ricevute dello SdI
Dopo l’invio, lo SdI restituisce una ricevuta. Le tre da conoscere:
- Ricevuta di scarto: la fattura non ha superato i controlli e non è emessa. Va corretta e trasmessa di nuovo.
- Ricevuta di consegna: la fattura è stata recapitata al cliente.
- Ricevuta di impossibilità di recapito: la fattura è emessa, ma non è stata consegnata (per esempio, canale del cliente non attivo). È a disposizione nell’area riservata del cliente, e chi la emette deve avvisarlo con un altro mezzo.
Codice destinatario, PEC e «0000000»
Per far arrivare la fattura al cliente, nel campo CodiceDestinatario si indica:
- il codice di 7 caratteri comunicato dal cliente, se riceve tramite il canale di un software o di un intermediario;
- «0000000» e l’indirizzo PEC del cliente, se riceve via PEC;
- «0000000» da solo per un consumatore, o per un cliente che non ha comunicato nulla: la fattura viene depositata nella sua area riservata;
- «XXXXXXX» per un cliente non stabilito in Italia.
Il cliente può anche registrare sul portale dell’Agenzia un indirizzo telematico predefinito: in quel caso lo SdI recapita lì tutte le sue fatture, qualunque sia il codice indicato dal fornitore. Per un privato, in fattura serve il suo codice fiscale.
Conservazione
Le scritture e le fatture si conservano per 10 anni (codice civile, art. 2220). Per le fatture elettroniche serve una conservazione digitale «a norma», non una semplice copia su disco: l’Agenzia offre un servizio gratuito, a cui si aderisce dal portale, e molti fornitori di software lo includono.
Cosa cambia nel 2027
Dal 1° gennaio 2027 le regole del DPR 633/1972 e del D.Lgs. 127/2015 sono riprese nel nuovo Testo unico IVA (D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10). Il contenuto resta quasi lo stesso, ma la numerazione cambia: l’articolo 21 del DPR 633/1972 sulla fattura diventa l’articolo 72, l’articolo 1 del D.Lgs. 127/2015 diventa l’articolo 77. Conviene aggiornare modelli, condizioni generali e testi che citano gli articoli.
Sul piano europeo, l’obbligo italiano si basa su una deroga alla direttiva IVA, prorogata dal Consiglio dell’UE fino al 31 dicembre 2027 (decisione di esecuzione (UE) 2024/3150).
E Le Frac?
Oggi Le Frac emette e riceve fatture elettroniche conformi solo per la Francia. La versione per l’Italia, con l’invio tramite SdI e i solleciti ai clienti, è in preparazione: non è ancora disponibile. Trova lo stato dei lavori nella nostra pagina sulla fatturazione elettronica.
Domande frequenti
Posso ancora mandare una fattura in PDF a un cliente italiano?
Come copia di cortesia sì, ma la fattura vera tra soggetti residenti o stabiliti in Italia è il file XML trasmesso tramite SdI. Una fattura emessa fuori dallo SdI si considera non emessa.
Che cosa succede se lo SdI scarta la mia fattura?
Con la ricevuta di scarto la fattura non è emessa. Va corretta e trasmessa di nuovo allo SdI.
Il cliente non mi ha dato il codice destinatario: cosa scrivo?
Si indica «0000000». Se il cliente ha una PEC la si aggiunge nel campo dedicato; altrimenti la fattura viene messa a disposizione nella sua area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica è obbligatoria anche verso i privati?
Sì. In Italia l’obbligo vale anche per le fatture ai consumatori, che la ritrovano nella propria area riservata. Fanno eccezione alcune fatture sanitarie i cui dati vanno al Sistema Tessera Sanitaria.
Fonti
- Normattiva — D.Lgs. 5 agosto 2015, n. 127 (testo vigente, con la nota sul D.L. 36/2022) (normattiva.it)
- Normattiva — Testo unico IVA, D.Lgs. 19 gennaio 2026, n. 10 (art. 72, 77, 78) (normattiva.it)
- Agenzia delle Entrate — Guida «Fattura elettronica» (dicembre 2025) (agenziaentrate.gov.it)
- Agenzia delle Entrate — Specifiche tecniche versione 1.9.1, utilizzabili dal 15 maggio 2026 (agenziaentrate.gov.it)
- FatturaPA — Formato FatturaPA (schema 1.2.3) (fatturapa.gov.it)
- EUR-Lex — Decisione di esecuzione (UE) 2024/3150 del Consiglio (eur-lex.europa.eu)
- Normattiva — Codice civile, art. 2220 (conservazione delle scritture) (normattiva.it)
Questo articolo riassume i testi ufficiali per aiutarLa a organizzarsi. Non sostituisce la consulenza personalizzata del Suo commercialista.