Le indicazioni obbligatorie
L’articolo 21 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633 elenca ciò che ogni fattura deve contenere. Con la fattura elettronica queste informazioni corrispondono a campi precisi del file XML FatturaPA, ma l’elenco di legge resta lo stesso:
| Indicazione | Dove va nel file FatturaPA (indicativo) |
|---|---|
| Data di emissione | Data |
| Numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco | Numero |
| Ditta, denominazione o nome, residenza o domicilio del cedente o prestatore (ed eventuale rappresentante fiscale o stabile organizzazione) | CedentePrestatore |
| Partita IVA del cedente o prestatore | IdFiscaleIVA |
| Ditta, denominazione o nome, residenza o domicilio del cliente | CessionarioCommittente |
| Partita IVA del cliente; per un cliente di un altro Stato UE il suo numero IVA; per un consumatore italiano il suo codice fiscale | IdFiscaleIVA o CodiceFiscale |
| Natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi | DettaglioLinee |
| Data dell’operazione o dell’acconto, se diversa dalla data della fattura | — |
| Corrispettivi, base imponibile, sconti e premi | DettaglioLinee e DatiRiepilogo |
| Aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile, arrotondati al centesimo | DatiRiepilogo |
| Annotazione se la fattura è emessa dal cliente o da un terzo per conto del fornitore | SoggettoEmittente |
Se la fattura riguarda operazioni con aliquote diverse, imponibile e imposta vanno indicati distintamente per aliquota. La fattura può essere redatta anche in lingua straniera: l’amministrazione può chiederne la traduzione.
Entro quando emettere la fattura
- Fattura immediata: entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione.
- Fattura differita: per le cessioni di beni accompagnate da documento di trasporto e per i servizi resi allo stesso cliente nello stesso mese, si può emettere un’unica fattura entro il 15 del mese successivo.
Con la fattura elettronica conta la data indicata nel documento; la trasmissione allo SdI deve rispettare questi termini. Per il funzionamento dello SdI, vedi fatturazione elettronica obbligatoria e SdI.
Fattura senza IVA: le diciture da usare
Quando l’IVA non è applicata, la fattura deve indicare il motivo con la dicitura prevista e, se possibile, la norma di riferimento:
- «operazione non soggetta»: operazioni fuori campo IVA;
- «operazione non imponibile»: per esempio esportazioni e cessioni intracomunitarie;
- «operazione esente»: operazioni esenti;
- «inversione contabile»: quando il debitore dell’imposta è il cliente;
- «autofatturazione»: quando la fattura è emessa dal cliente per conto del fornitore;
- «regime del margine» seguito dal tipo di bene, per beni usati, oggetti d’arte e agenzie di viaggio.
Nel file XML, ogni riga senza IVA porta anche un codice Natura (da N1 a N7): per esempio N2.2 per le operazioni non soggette dei forfettari, N4 per le esenti, N6.1–N6.9 per l’inversione contabile. I forfettari hanno anche una dicitura propria: la trovate in forfettari e fattura elettronica.
Le aliquote IVA
| Aliquota | Uso |
|---|---|
| 22 % | Aliquota ordinaria |
| 10 % | Aliquota ridotta (beni e servizi elencati in tabella) |
| 5 % | Aliquota ridotta (beni e servizi elencati in tabella) |
| 4 % | Aliquota minima (beni e servizi elencati in tabella) |
Casi particolari che cambiano l’importo da incassare
Tre meccanismi fanno sì che il cliente non paghi il totale della fattura. Conviene saperlo prima di sollecitare un pagamento «mancante» che in realtà non lo è:
- Split payment (scissione dei pagamenti, art. 17-ter DPR 633/1972): nelle vendite alla pubblica amministrazione e ad alcuni enti e società controllate, il cliente paga al fornitore solo l’imponibile e versa l’IVA direttamente all’Erario.
- Ritenuta d’acconto (art. 25 DPR 600/1973): un’impresa o un professionista che paga un compenso di lavoro autonomo trattiene il 20 % e lo versa al fisco. Il professionista riceve il netto.
- Inversione contabile interna: in alcuni settori (per esempio i subappalti in edilizia) il fornitore fattura senza IVA e l’imposta è assolta dal cliente.
Nel file FatturaPA l’importo atteso è indicato nel blocco dei dati di pagamento (ImportoPagamento), con la scadenza e l’IBAN: è da lì che partono un buon promemoria e un buon sollecito.
Altre regole da ricordare
- Spese di emissione: le spese di emissione della fattura e dei conseguenti adempimenti non possono formare oggetto di addebito al cliente.
- Fattura semplificata: ammessa fino a 400 euro totali, con contenuto ridotto (art. 21-bis DPR 633/1972).
- Dal 2027: con il Testo unico IVA l’articolo 21 diventa l’articolo 72 e l’articolo 21-bis l’articolo 73. Aggiornate i riferimenti nei vostri modelli.
E Le Frac?
Le Frac non è ancora disponibile per le aziende italiane: oggi emette fatture elettroniche conformi solo per la Francia. Lo studio delle regole italiane è in corso. Per seguire l’apertura, consulti la pagina sulla fatturazione elettronica.
Domande frequenti
Per un cliente privato devo indicare il codice fiscale?
Sì. Per un consumatore italiano, al posto della partita IVA va indicato il suo codice fiscale (art. 21 DPR 633/1972).
Entro quanti giorni devo emettere la fattura?
Entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione. Per la fattura differita, al più tardi il 15 del mese successivo.
Posso addebitare al cliente un costo per l’emissione della fattura?
No. La legge esclude l’addebito al cliente delle spese di emissione della fattura e dei relativi adempimenti.
Perché il cliente mi ha pagato meno del totale?
Può trattarsi di una ritenuta d’acconto del 20 % sul compenso di un professionista, oppure dello split payment se il cliente è una pubblica amministrazione: in questi casi l’importo da incassare è inferiore al totale della fattura.
Fonti
- Normattiva — DPR 26 ottobre 1972, n. 633, art. 21 (testo vigente) (normattiva.it)
- Normattiva — DPR 633/1972, art. 17-ter (scissione dei pagamenti) (normattiva.it)
- Normattiva — Testo unico IVA, D.Lgs. 10/2026 (art. 34, 72, 73) (normattiva.it)
- Normattiva — DPR 600/1973, art. 25 (ritenuta sui redditi di lavoro autonomo) (normattiva.it)
- Agenzia delle Entrate — Guida «Fattura elettronica» (dicembre 2025) (agenziaentrate.gov.it)
- Agenzia delle Entrate — Specifiche tecniche FatturaPA, Allegato A v1.9.1 (agenziaentrate.gov.it)
Questo articolo riassume i testi ufficiali per aiutarLa a organizzarsi. Non sostituisce la consulenza personalizzata del Suo commercialista.